e-Tax Invoice คืออะไร? รู้จักใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมวิธีใช้งาน อัปเดต 2569

ในยุคที่ทุกธุรกิจกำลังก้าวเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงแบบออนไลน์ และลดการใช้กระดาษมากขึ้น e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่เข้ามาแทนที่ใบกำกับภาษีแบบกระดาษอย่างเป็นทางการ ที่ช่วยผู้ประกอบการลดต้นทุน ลดการสูญหายของใบกำกับภาษี เก็บไว้ได้นานและเป็นระเบียบโดยไม่ต้องมีตู้เก็บเอกสารหรือเช่าพื้นที่ พร้อมจัดทำเอกสารในรูปแบบที่ถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด

อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการหลายรายยังเข้าใจผิดว่า e-Tax Invoice เหมาะเฉพาะกับนิติบุคคลเท่านั้น ทั้งที่จริงแล้วบุคคลธรรมดาที่จด VAT ก็สามารถใช้งานได้เช่นกัน บทความนี้โดย eTaxGo ผู้ให้บริการ Service Provider Advanced ที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากร จะพาคุณไปรู้จัก e-Tax Invoice ให้ถ่องแท้ ทั้งข้อดี ข้อเสีย และการเริ่มต้นใช้งานในการออก e-Tax Invoice กับ eTaxGo กัน

e-Tax Invoice คืออะไร?

e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือใบกำกับภาษีที่เปลี่ยนจากรูปแบบของใบกำกับภาษีแบบกระดาษ มาอยู่ในรูปแบบของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และมีการจัดเก็บและส่งมอบให้กรมสรรพากร ในรูปแบบของ PDF หรือ PDF/A-3 พร้อมกับมีการลงลายเซ็นด้วย Digital Signature อย่างครบถ้วน เพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว อีกทั้งยังมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority หรือ CA) ที่เป็นตัวช่วยในการยืนยันตัวตนของผู้ออก e-Tax Invoice และใช้ยืนยันว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง ครบถ้วน ไม่มีการปลอมแปลง เป็นไปตามกฎข้อบังคับและมาตรฐานของกรมสรรพากร

ทั้งนี้ ผู้ซื้อสินค้าสามารถใช้ e-Tax Invoice ได้แทนใบกำกับภาษีแบบกระดาษ โดยจะได้ทั้งเป็นหลักฐานในการยื่นภาษีกับกรมสรรพากร ใช้ในการเคลม Vat ลดหย่อนภาษี รวมไปถึงใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ตามปกติ ซึ่งใบกำกับภาษีในรูปแบบ e-Tax Invoice นั้น จะปลอมแปลงได้ยาก สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา เก็บไว้ได้ตลอดไป และมีโอกาสสูญหายน้อยมาก

e-Tax Invoice vs ใบกำกับภาษีกระดาษ ต่างกันยังไง

อ่านเพิ่มเติม ใบกำกับภาษี Vs. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ออกยังไงให้ถูก

ประเภทของ e-Tax Invoice เหมาะกับใครบ้าง

การเปลี่ยนผ่านมาใช้ e-Tax Invoice นั้นผู้ประกอบการไม่สามารถที่จะออกใบกำกับภาษีด้วยการพิมพ์เองใส่ Microsoft Word แล้วพิมพ์ออกมาเป็น PDF แต่จะต้องมีการลงทะเบียนและออกใบกำกับภาษีตามวิธีที่กรมสรรพากรรับรองเท่านั้น ซึ่งสามารถทำได้ด้วย 2 วิธี คือ

1. e-Tax Invoice by timestamp

สำหรับการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธี e-Tax Invoice by timestamp ผู้ประกอบการต้องมีการยื่นคำขอใช้ระบบ ก.อ.01 กับกรมสรรพากรก่อน และเมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ผู้ประกอบการจะสามารถจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบ PDF/A-3 โดยใช้โปรแกรมบัญชีที่รองรับหรือใช้โปรแกรมฟรีจาก ETDA จากนั้นให้ส่ง e-Tax Invoice ให้กับผู้ซื้อสินค้าและทำการ CC ไปที่อีเมล csemail@etax.etda.th หากใบกำกับภาษีถูกต้อง ทาง ETDA จะทำการประทับรับรองเวลาและส่งอีเมลกลับมาที่ผู้ซื้อและผู้ขาย

• เหมาะกับ : ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล หากเป็นนิติบุคคล ต้องมีรายได้จากการขายสินค้าหรือบริการไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อรอบบัญชี แต่หากเป็นบุคคลธรรมดา มีรายได้พึงประเมินต่อปีไม่เกิน 30 ล้านบาท
• การทำงาน : สร้างไฟล์ด้วยโปรแกรมบัญชีหรือโปรแกรมของ ETDA จากนั้นให้ส่งอีเมลไปที่ลูกค้าและส่งสำเนาให้ ETDA เพื่อประทับรับรองเวลา และทาง ETDA จะส่งอีเมลกลับมา
• ข้อดี : ไม่มีค่าใช้จ่ายตั้งแต่การสมัครไปจนถึงการออกใบกำกับภาษี
• ข้อเสีย : ออกใบกำกับภาษีได้ทีละใบ ทีละครั้ง หากต้องออกใบกำกับภาษีเยอะ ๆ ซ้ำ ๆ จะเสียเวลากับการจัดทำมาก, ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ ออกได้เพียงใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้เท่านั้น

2. e-Tax Invoice & e-Receipt

สำหรับการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธี e-Tax Invoice & e-Receipt ถือว่ามีข้อดีอย่างมาก เพราะไม่ติดข้อจำกัดเรื่องรายได้จากการขายสินค้า และผู้ประกอบการสามารถออกใบกำกับภาษีได้คราวละหลายใบ และระบบยังจัดส่งข้อมูลให้ผู้ซื้อได้ทันที พร้อมกับจัดเก็บข้อมูลไว้บน Cloud ในรูปแบบที่สามารถค้นหาได้ง่าย อีกทั้งยังสามารถออกเอกสารได้หลายรูปแบบ ทั้งใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้

• เหมาะกับ : ธุรกิจทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล และไม่มีข้อจำกัดในเรื่องรายได้
• การทำงาน : นำเข้าข้อมูลได้จากการกรอกรายละเอียดบนเว็บไซต์, นำเข้าไฟล์ Excel หรือนำเข้าข้อมูลผ่าน API จากนั้นระบบจะทำข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของ e-Tax Invoice ที่ได้มาตรฐาน และทำการส่งข้อมูลไปที่กรมสรรพากร พร้อมกับส่งใบกำกับภาษีไปที่ลูกค้า และจัดเก็บไฟล์ใบกำกับภาษีไว้บน Cloud เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา
• ข้อดี : นำเข้าข้อมูลง่าย ไม่ต้องกรอกข้อมูลเองทีละใบ, ส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าอัตโนมัติผ่านไลน์ อีเมล หรือช่องทางที่กำหนด, เก็บข้อมูลไว้ในระบบ หากลูกค้ารายเดิมมาซื้ออีกสามารถดึงข้อมูลมาทำใบกำกับภาษีได้ทันที ไม่ต้องกรอกรายละเอียดซ้ำ, หากต้องออกใบกำกับภาษีหลายใบ สามารถทำได้ ประหยัดเวลา
• ข้อเสีย : มีค่าใช้จ่าย

อ่านรายละเอียดเพิ่ม: e-Tax Invoice by Email กับ e-Receipt ต่างกันอย่างไร

ขั้นตอนสมัครใช้งาน e-Tax Invoice & e-Receipt

สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการใช้งาน e-Tax Invoice & e-Receipt มีขั้นตอนของการใช้งานง่าย ๆ ดังนี้

1. ลงทะเบียนใช้งานกับ eTaxGo ที่นี่ https://www.etaxgo.com/register
2. เตรียมเอกสารคือ หนังสือรับรองบริษัท, ภพ.20, สำเนาบัตรประชาชน / Passport ผู้มีอำนาจลงนาม, สำเนาบัตรประชาชนผู้ประสานงานที่ต้องการให้ใส่ไว้ใน Certificate
3. ยื่นเอกสารเพื่อทำการขอ บ.อ.01 และ ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority) ซึ่ง eTaxGo เป็น Service Provider Advanced ผู้ประกอบการสามารถเลือกขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เอง หรือใช้ของ eTaxGo ได้
4. ตั้งค่าระบบ และพร้อมใช้งานในการออกใบกำกับภาษีได้ทันที

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม e-Tax Invoice กับ e-Receipt ต่างกันอย่างไร เลือกใช้แบบไหนดี

คำถามที่พบบ่อย

Q: e-Tax Invoice ใช้แทนใบกำกับภาษีกระดาษได้จริงไหม

ผู้ประกอบการสามารถใช้ e-Tax Invoice ใช้แทนใบกำกับภาษีกระดาษได้ 100% ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร มีผลตามกฎหมายเทียบเท่าใบกระดาษทุกประการ ใช้เคลม VAT และเป็นหลักฐานทางบัญชีได้

Q: ธุรกิจที่ยังไม่จด VAT สามารถออก e-Tax Invoice ได้ไหม

ไม่สามารถทำได้ การออกใบกำกับภาษี ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบกระดาษหรือ e-Tax Invoice จะทำได้ก็ต่อเมื่อมีการจด Vat เท่านั้น

Q: ถ้าลูกค้าไม่มีอีเมลจะออก e-Tax Invoice ยังไง?

สำหรับ eTaxGo ไม่ได้พึ่งพาการส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าผ่านทางอีเมลอย่างเดียว แต่เราได้เชื่อมต่อกับ Line ให้ออกใบกำกับภาษีได้ด้วย โดยให้ลูกค้าแอดไลน์ของผู้ประกอบการเข้ามา จากนั้นจะมีหน้าให้ลูกค้ากรอกข้อมูลชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เพื่อทำการออกใบกำกับภาษี และเมื่อออกใบกำกับภาษีเสร็จแล้ว ระบบจะส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าอีกครั้งคืนผ่าน Line

Q: ถ้าขายของออนไลน์ จะออก e-Tax Invoice ยังไง

ระบบของ eTaxGo ได้มีการเชื่อมต่อกับ Shopee และหากลูกค้าต้องการขอใบกำกับภาษี ก็สามารถกดขอใบกำกับภาษีได้ที่หน้าทำการสั่งซื้อ จากนั้นคำขอจะขึ้นอัตโนมัติ และผู้ขายเพียงแค่กดสร้างเอกสาร เมื่อมีการจัดทำเอกสารแล้ว ระบบจะส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าเอง

การใช้งาน e-Tax Invoice ถือว่าเป็นการทำ Digital Transformation ช่วยผู้ประกอบการในการลดต้นทุนการจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษี ไม่ว่าจะเป็นการส่งให้สรรพากรหรือจัดส่งให้ลูกค้า อีกทั้งข้อมูลนั้นมีความปลอดภัย ปลอมแปลงได้ยาก มีความสะดวกสบายและน่าเชื่อถือสูง และผู้ประกอบการไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล ก็สามารถใช้งาน eTaxGo ซึ่งเป็น Service Provider ในขั้นสูงได้ โดยไม่จำกัดว่าต้องมีรายได้เท่าไร เริ่มใช้งานได้ทันที