เมื่อเราไปซื้อของตามร้านค้า สิ่งที่เรามักจะได้รับคือใบเสร็จรับเงิน แต่เมื่อต้องการนำไปใช้เคลมเครดิตภาษีซื้อ ภาษีขาย กลับกลายเป็นว่าใบเสร็จรับเงินนั้นไม่เพียงพอ และหากไม่มีใบกำกับภาษีมาก็ทำอะไรไม่ได้ จนสร้างความสับสนว่าทำไมร้านค้าไม่ออกใบเสร็จกำกับภาษีไปเลย
อย่างไรก็ตาม ใบกำกับภาษี และ ใบเสร็จรับเงิน แม้จะเป็นเอกสารที่สรรพากรรับรอง แต่การใช้งานต่างกัน วัตถุประสงค์ต่างกัน การออกเอกสารก็แตกต่างกัน ซึ่งบทความนี้จะสรุปให้ครบถึงความเหมือน ความต่าง ปัญหาและการเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ว่าคุณควรขอเอกสารแบบไหนถึงจะถูกต้องและไม่เสียสิทธิ์ทางภาษี
ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร
ใบเสร็จรับเงิน คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อเพื่อยืนยันถึงการรับชำระเงินแล้ว โดยไม่เกี่ยงว่าในการซื้อขายนั้น จะมีการจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ ซึ่งเมื่อผู้ประกอบการไม่ว่าจะเป็นเป็นร้านเล็ก ฟรีแลนซ์ หรือกิจการที่ยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ได้ทำการซื้อขายสินค้าเป็นจำนวนเงิน 100 บาทขึ้นไป จะต้องมีการออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง
ผู้ซื้อสามารถนำใบเสร็จรับเงินไปใช้ในทางบัญชี ลงบัญชีเพื่อรับรู้รายได้และรายจ่ายของกิจการ รวมไปถึงใช้ในการเบิกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ กับบริษัท แต่สิ่งที่ต้องระวังคือ ใบเสร็จรับเงินเพียงอย่างเดียว จะไม่สามารถนำไปเคลมเครดิตภาษีซื้อได้ หากต้องการใช้เคลมภาษีซื้อ ภาษีขาย จะต้องใช้ใบกำกับภาษี หรือ e-Tax Invoice เท่านั้น
อ่านเพิ่มเติม: ใบเสร็จรับเงิน ออกยังไงให้ถูกต้อง พร้อมตัวอย่างดาวน์โหลดฟรี
ใบกำกับภาษี คืออะไร
ใบกำกับภาษี คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เท่านั้น ที่ออกได้ หากไม่จด VAT จะออกไม่ได้ เพื่อแสดงว่ามีการเรียกเก็บ VAT 7% จากผู้ซื้อจริง และเป็นเอกสารหลักที่ใช้ในระบบภาษีซื้อ-ภาษีขายของกรมสรรพากร ซึ่งตามมาตรา 86 แห่งประมวลรัษฎากร ผู้ประกอบการจด VAT มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีทันทีที่มีการซื้อขายเกิดขึ้น แม้ยอดจะไม่ถึง 100 บาท หรือยังไม่ได้รับเงินก็ตาม ซึ่งต่างจากใบเสร็จรับเงินที่ออกตอนได้รับเงินเท่านั้น
ใบกำกับภาษีนั้น จะต้องประกอบไปด้วยสาระสำคัญดังนี้:
- คำว่า ใบกำกับภาษี ที่เห็นเด่นชัด
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
- เลขลำดับของใบกำกับภาษี และเลขลำดับของเล่ม
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ มูลค่าของสินค้าหรือบริการ
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คิดจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ โดยต้องแยกออกจากราคาสินค้าให้ชัดเจน
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด (ที่อยู่สถานประกอบการของผู้ขาย – ผู้ซื้อ)
นอกจากนี้ ใบกำกับภาษีเองยังแบ่งเป็น ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป และ ใบกำกับภาษีแบบอย่างย่อ ซึ่งมีจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่:
ตารางเปรียบเทียบ ใบเสร็จรับเงิน vs ใบกำกับภาษี
หัวข้อ | ใบเสร็จรับเงิน | ใบกำกับภาษี (เต็มรูป) |
|---|---|---|
วัตถุประสงค์ | ใช้เพื่อยืนยันการรับเงิน | ใช้เพื่อยืนยันการเรียกเก็บ VAT |
ใครออกได้ | ใครก็ได้ ไม่ต้องจด VAT | เฉพาะผู้จดทะเบียน VAT |
ออกเมื่อไหร่ | เมื่อได้รับชำระเงิน | เมื่อส่งมอบสินค้า/บริการ |
ข้อมูลผู้ซื้อ | ไม่บังคับ | ต้องมีชื่อ-ที่อยู่-เลขผู้เสียภาษีครบ |
แสดง VAT แยก | ไม่มี | ต้องแยกจำนวน VAT ชัดเจน |
เครดิตภาษีซื้อ | ใช้ไม่ได้ | ใช้ได้ |
ลดหย่อนภาษีบุคคล | โดยทั่วไปไม่ได้ | ได้ (ตามเงื่อนไขมาตรการรัฐ) |
ทำไมใช้แค่ใบเสร็จรับเงินอย่างเดียวถึงไม่พอ
เมื่อเราซื้อสินค้าใด ๆ แล้ว หลักฐานที่ใช้ในการยืนยันว่าเราได้จ่ายเงินและทางผู้ขายได้รับเงินไปแล้วคือใบเสร็จรับเงิน แต่สำหรับธุรกิจแล้ว ใบเสร็จรับเงินอย่างเดียวถือว่าไม่เพียงพอ ต้องใช้ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบเพื่อเป็นการยืนยันว่า เราได้ทำการจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มหรือ VAT 7% ไปเรียบร้อยแล้ว และจะใช้เอกสารนี้เป็นหลักฐานในการทำเครดิตภาษีซื้อ ภาษีขาย ต่อไป
ทั้งนี้ การใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อ หรือใบเสร็จรับเงินอย่างเดียว ถือว่าไม่เพียงพอเมื่อต้องการนำใบกำกับภาษีนั้นไปใช้ในการทำภาษีซื้อ ภาษีขาย เนื่องจากข้อมูลจากเอกสารทั้ง 2 แบบนั้นไม่มีการแยกย่อยรายละเอียดอย่างชัดเจน ไม่มีรายละเอียดว่าใครคือผู้จ่ายเงิน ใครคือผู้รับเงิน
ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ในใบเดียวคืออะไร
อย่างที่เคยบอกคือ หน้าที่ของใบเสร็จคือการยืนยันว่ามีการซื้อขายและรับเงินเรียบร้อยแล้ว ส่วนหน้าที่ของใบกำกับภาษีคือเป็นหลักฐานว่ามีการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อย นั่นจึงทำให้บางครั้ง ในบางกรณีแทนที่ผู้ประกอบการจะออกใบเสร็จและใบกำกับภาษีแยกกัน ก็จะออก ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เพื่อเป็นการยืนยันว่ามีการเรียกเก็บภาษีแล้ว และมีการรับชำระเงินเรียบร้อย และเพื่อเป็นการพิสูจน์ว่ามีการจ่ายเงินกันจริงเรียบร้อยแล้ว ก็มีความจำเป็นที่จะต้องระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขที่ใบกำกับภาษีของผู้ซื้อและผู้ขาย
อย่างไรก็ตาม หากใบกำกับภาษีไม่มีชื่อ ที่อยู่ และเลขที่ผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ ในทางกฎหมายก็ชัดเจนว่าเอกสารใบกำกับภาษีนั้นใช้ไม่ได้ เพราะข้อความไม่สมบูรณ์และไม่สามารถพิสูจน์ผู้จ่ายเงินได้ ไม่ทราบว่ามีการจ่ายเงินจริงหรือไม่ อันจะส่งผลให้ไม่สามารถนำไปเคลมภาษีซื้อ ภาษีขายได้
ใช้บิลเงินสดแทนการใช้ใบเสร็จรับเงินได้หรือไม่
ในกรณีที่ไปซื้อสินค้าแต่ทางร้านไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินในแบบทางการได้ ร้านก็มักจะออกตัวว่าออกได้แค่เพียงบิลเงินสดเท่านั้น ซึ่งในความเป็นจริงแล้วตามกฎหมาย การใช้บิลเงินสดสามารถนำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ แต่ไม่สามารถนำไปใช้สำหรับ... (ละไว้ตามต้นฉบับ) แต่ต้องมีการเขียนชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีทั้งทางฝั่งผู้ซื้อและผู้ขาย ระบุข้อมูลทุกอย่างครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนดก็พอ และหากเป็นไปได้อาจจะมีหลักฐานการรับเงินอื่น ๆ อาทิ สลิปโอนเงิน แนบมาเพื่อเสริมให้หลักฐานแน่นหนามากขึ้นได้
ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใช้แบบไหนถึงจะถูก
การใช้งานใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีนั้น จะใช้แบบไหนขึ้นอยู่กับว่าเราต้องการเอกสารนั้นไปทำอะไร และต้องการที่จะพิสูจน์ผู้รับเงินหรือไม่ โดยวิธีการใช้งานจะเป็นดังนี้
ซื้อของใช้ส่วนตัว ไม่ต้องการลดหย่อนภาษี
ในกรณีนี้เนื่องจากไม่ต้องการพิสูจน์ผู้จ่ายเงิน แต่มีชื่อผู้รับเงินอยู่แล้ว การใช้ใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานการซื้อขายสินค้าก็เพียงพอ เพื่อใช้เอกสารนี้ไปใช้เคลมว่ามีการซื้อขายกันจริง หรือใช้เคลมประกันสินค้าเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องระบุว่าใครคือผู้จ่ายเงิน
ซื้อของใช้ส่วนตัว แต่ต้องการใช้สิทธิลดหย่อนภาษี
กรณีนี้ต้องใช้ ใบกำกับภาษีเต็มรูป ที่ระบุชื่อ-ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เพื่อเป็นการระบุว่ามีการจ่ายเงินจริงและระบุตัวของผู้จ่ายเงินว่าเป็นใคร ซึ่งส่วนมากเมื่อรัฐบาลมีมาตรการลดหย่อนภาษีต่าง ๆ จะมีการระบุให้ใช้ e-Tax Invoice หรือ e-Receipt เป็นหลัก ส่วนการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษจะใช้ไม่ได้
ซื้อสินค้าในนามบริษัท/นิติบุคคล เพื่อเครดิตภาษีซื้อ
ในกรณีนี้มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ เพื่อพิสูจน์ตัวของผู้ซื้อและผู้รับเงิน และต้องมีข้อมูลบนใบกำกับภาษีที่ครบถ้วนตรงตามที่กฎหมายกำหนด มิเช่นนั้นอาจทำให้ไม่สามารถนำไปขอคืนเครดิตภาษีซื้อได้
เป็นผู้ขายที่ยังไม่ได้จด VAT
หากเป็นผู้ประกอบการรายย่อยที่รายได้ไม่ถึง 1.8 ล้านบาทและยังไม่จด VAT เมื่อทำการซื้อขายสินค้ามากกว่า 100 บาท มีความจำเป็นที่จะต้องออกใบเสร็จรับเงิน และแม้ว่าเอกสารนั้นจะเป็นเพียงบิลเงินสด แต่หากระบุข้อมูลได้ครบถ้วน ก็สามารถนำไปเป็นรายจ่ายทางภาษีได้เช่นกัน
ปัญหาที่พบบ่อยจากการออกใบกำกับภาษี
ข้อความในใบกำกับภาษีไม่ครบ
สิ่งที่นักบัญชีมักจะเคร่งและกังวลมากคือ ข้อความที่ปรากฏในใบกำกับภาษีต้องครบถ้วนและถูกต้อง หากไม่ถูกต้องก็จะนำไปใช้หักภาษีซื้อ ภาษีขายไม่ได้ อย่างไรก็ตาม จุดที่ถือว่าผิดได้และพออนุโลมได้คือ ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ เช่น อาจจะมีการสะกดสระ วรรณยุกต์ การันต์ ผิดเล็กน้อย แต่ไม่ทำให้เข้าใจว่าเป็นผู้ประกอบการรายอื่น ก็ถือว่าใช้ได้ ส่วนที่อยู่นั้นถ้าระบุไม่ถูกต้อง แต่รายการที่อยู่ที่ระบุไว้ถูกต้องและบอกตำแหน่งได้ชัดเจน ก็ถือว่าครบถ้วนเช่นกัน
ลายเซ็น
สำหรับผู้ประกอบการบางคนจะค่อนข้างซีเรียสเรื่องลายเซ็นที่ปรากฏบนเอกสาร โดยหากเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะใช้ไม่ได้ ต้องเป็นการเซ็นด้วยปากกาเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว ในใบกำกับภาษีไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นที่เป็นปากกา และแม้จะไม่มีการเซ็นเอกสารเลยก็ไม่เป็นไร แต่หากเป็น e-Tax Invoice นั้น เอกสารดังกล่าวจะถูกกำกับด้วยลายเซ็นดิจิทัลอยู่แล้ว และไม่ต้องมีการเซ็นด้วยปากกาซ้ำ
e-Tax Invoice
ใบกำกับภาษี e-Tax Invoice คือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่ช่วยให้ผู้ประกอบการลดต้นทุนในการพิมพ์เอกสาร จัดเก็บ หรือแม้กระทั่งจัดส่งเอกสารที่ต้องใช้ Messenger เปลี่ยนมาเป็นการทำใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถส่งเข้าอีเมล SMS ตามระบบที่วางเอาไว้ และเอกสารนั้นสามารถจัดเก็บได้บน Cloud ไม่ต้องเปลืองพื้นที่จัดเก็บจริง ๆ นั่นหมายความว่า หากออกใบกำกับภาษีแบบ e-Tax Invoice ก็ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องพิมพ์เป็นแบบกระดาษอีก
สิ่งที่ทำให้รู้ว่าเอกสารนั้นเป็น e-Tax Invoice ตามระบบที่ใช้งานได้จริง คือจะมีข้อความที่ระบุว่า "เอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เลขที่ ….. นี้ได้จัดทำและส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งหมายความว่า เอกสารและข้อมูลนี้ได้ส่งไปถึงกรมสรรพากรเรียบร้อยแล้ว ทำให้ผู้ประกอบการไม่ต้องพิมพ์ข้อความ ส่งเอกสาร จัดเก็บเอกสารอีกต่อไป ช่วยลดต้นทุนได้มหาศาล
การใช้ e-Tax Invoice และ e-Receipt ดีกว่าใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษอย่างไร
e-Tax Invoice & e-Receipt
สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังมองหาโซลูชันในการจัดการใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี และต้องการที่จะลดการใช้กระดาษ เพิ่มความสะดวกในการจัดการงานเอกสาร และที่สำคัญคือการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการออก ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี สามารถแก้ด้วยการใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt ที่ออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่พร้อมส่งเอกสารให้กับลูกค้าและส่งข้อมูลให้สรรพากรโดยอัตโนมัติ โดยที่ผู้ประกอบการเพียงแค่อนุมัติเอกสารเท่านั้น รูปแบบถูกต้องตามกฎหมาย และช่วยลดความผิดพลาดและความยุ่งยากในการออกเอกสาร
eTaxGo เป็นผู้ให้บริการ (Service Provider) ระดับ Advanced ที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากรและ ETDA ช่วยให้ธุรกิจออก e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ง่าย ครบ ถูกต้องตามระเบียบ และไม่ว่าผู้ประกอบการจะเป็นรายเล็กหรือรายใหญ่ ก็สามารถเริ่มใช้งานกับ eTaxGo ได้แล้ววันนี้