ในช่วงปีที่ผ่านมา หลายๆองค์กรเริ่มจัดทำระบบ e-Tax Invoice / e-Receipt กันบ้างแล้ว หรือ บางหน่วยงานก็จะได้รับ e-Tax Invoice จากคู่ค้าของบริษัท ทีนี้เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าเอกสารที่ระบบจัดทำออกมาหรือได้รับจากคู่ค้านั้นข้อมูลถูกต้องและน่าเชื่อถือได้ ในบทความนี้เราจะมาตรวจสอบกันว่า ไฟล์ e-Tax Invoice ที่เรามีนั้นถูกต้องหรือไม่
ถ้าจะพูดถึงความความถูกต้องและน่าเชื่อถือ ก่อนหน้านี้เราคงตรวจสอบได้จากการลงลายมือชื่อของกรรมการผู้มีอำนาจ หรือ ประทับตราบริษัท แต่พอเป็น e-Tax Invoice นั้นเราไม่ได้มีเอกสารเป็นกระดาษแล้วไปลงลายมือชื่อเหมือนเดิม แต่เราก็ยังสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารนี้ได้จาก ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ที่ตรวจสอบได้ง่าย รายละเอียดครบถ้วน และ มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง
ในส่วนของ ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) นอกจากนำมาทดแทนการลงลายมือชื่อด้วยปากกาแบบเดิมนั้น ยังมีหน้าที่ ในการยืนยันตัวตนของผู้จัดทำเอกสาร ความถูกต้องครบถ้วน และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ได้รับ ว่ามีความถูกต้องครบถ้วนและไม่ถูกเปลี่ยนแปลง แก้ไข หากใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับถูกเปลี่ยนแปลงแก้ไข ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการสามารถปฎิเสธการรับไฟล์เอกสารดังกล่าวได้
ขั้นตอนการตรวจสอบลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) แบ่งเป็น 2 ส่วน ดังนี้
1. ตรวจสอบจากแถบแสดงสถานะลายมือชื่อดิจิทัล กับโปรแกรม Adobe Acrobat Reader
1.1. คลิกปุ่ม “Signature Panel”
1.2. โปรแกรมจะปรากฎข้อมูลด้านซ้าย แสดงข้อความยืนยันผู้ลงลายมือขื่อดิจิทัลในการจัดทำ เอกสาร จากตัวอย่าง ผู้ลงลายมือชื่อดิจิทัล คือ บริษัท ทดสอบ จากัด
1.3. คลิกขวา เลือก “Show Signature Properties…”
1.4. โปรแกรมจะปรากฏหน้าต่าง “Signature Properties”
2. ตรวจสอบจาก เว็บไซต์ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ตามลิ้งด้านล่างนี้
เราสามารถนำไฟล์ที่ต้องการตรวจสอบส่งตรวจได้ทันที ในส่วนของ เว็บไซต์ ETDA นั้น จะบอกข้อมูลอย่างละเอียด ทั้ง digital signature และ โครงสร้างของเอกสารว่าถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร หรือไม่ โดยผลการตรวจสอบจะแบ่งเป็น 4 ส่วน ดังต่อไปนี้
จะเห็นได้ว่าการตรวจสอบเอกสาร e-Tax Invoice นั้น ทำได้ง่าย และทำได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องมีโปรแกรมเข้าช่วย ทำให้เราสามารถมั่นใจในทุกไฟล์ที่เราใช้งาน และแน่นอนว่าทุกไฟล์ที่สร้างผ่านระบบของ eTaxGo นั้นทำการตรวจสอบความถูกต้องให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรทั้งหมด ให้ทุกไฟล์ที่นำไปใช้นั้น มั่นใจได้ว่าจะได้รับการป้องกันการปลอมแปลงและสามารถใช้งานได้จริง
eTaxGo เราคือผู้เชี่ยวชาญ #1
ในการให้คำปรึกษาและวางระบบการจัดทำใบกำกับภาษีรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แบบครบวงจร ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของสรรพากรเป็นรายแรกในประเทศไทย