ใบกำกับภาษีหาย ทำยอย่างไร และวิธีขอใบแทน

ใบกำกับภาษี หากอยู่ในรูปแบบกระดาษที่ไม่ใช่ e-tax invoice ผู้ประกอบการมีหน้าที่ที่จะต้องเก็บหลักฐานเอาไว้ 5 ปีในการที่สรรพากรจะเรียกตรวจสอบ แต่หากเกิดกรณีที่ว่าแม้จะเก็บใบกำกับภาษีไว้ดีแล้ว แต่เกิดใบกำกับภาษีหาย หาไม่เจอ ไม่รู้ว่าเอาไปไว้ที่ไหน จะต้องทำอย่างไร 

 ทั้งนี้ ในกรณีที่ใบกำกับภาษีหายนั้น ทางผู้ขายจะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีแบบเดิมได้ จะต้องมีการออกเป็น ใบแทนใบกำกับภาษีแทน ซึ่งจะรวมไปถึง ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ในกรณีที่ชำรุด สูญหายด้วย 

ใบกำกับภาษีหาย ขอใหม่ได้ไหม ? 

หากเกิดกรณีที่ใบกำกับ หาย ชำรุด ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ผู้ขายจะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีใหม่ให้ผู้ซื้อได้ แต่ต้องทำการทำการออกใบแทนใบกำกับภาษี และยังรวมไปถึงการออกใบแทนใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใบลดหนี้ อีก

ใบกำกับภาษีหายมีผลอย่างไร?

แม้ใบกำกับภาษีจะเป็นเหมือนเพียงกระดาษเพียงใบเดียว แต่ถือว่ามีความสำคัญมากหากมีการตรวจสอบจากสรรพากร หรือมีการขอคืนภาษี และหากใบกำกับภาษีหายหรือชำรุด จะมีผลกระทบดังนี้

ไม่สามารถขอคืนภาษีได้ ก็ต้องทำหน้าที่จ่ายภาษีนั้นแทน ทำให้ต้นทุนราคาสินค้าเพิ่มขึ้น
หากถูกสรรพากรประเมินภาษี หรือเรียกสอบภาษีย้อนหลัง แล้วไม่มีหลักฐานชี้แจงที่มาที่ไปของรายได้นั้น ก็มีสิทธิ์ที่จะต้องเสียเงินในส่วนนั้นไป และอาจถูกเบี้ยปรับ เงินเพิ่มด้วย

ขั้นตอนในการออกใบแทนใบกำกับภาษี

1.ให้ผู้ซื้อแจ้งผู้ขายเรื่องใบกำกับภาษี โดยที่ต้องมีข้อมูลคือ ชื่อบริษัทของผู้ซื้อ, เลขที่ใบกำกับภาษีที่หาย (ถ้ามี), วันที่ในใบกำกับภาษี (ถ้ามี), เหตุผลที่หายหรือชำรุด 

2.ให้ผู้ขายทำการถ่ายสำเนาใบกำกับภาษีเดิม เพื่อทำการออกใบแทน โดยในใบกำกับภาษีนั้นจะต้องมีข้อความประทับลงในเอกสารหรือด้านหลังเอกสาร ดังนี้ 

• ใบแทนออกให้ครั้งที่ 
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน 
• คำอธิบายถึงสาเหตุที่ออกใบแทน 
• ลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน
  
  จากนั้นให้ส่งเอกสารนี้ให้กับผู้ซื้อ และผู้ซื้อสามารถนำเอกสารใบแทนไปใช้เป็นเครดิตภาษีซื้อ ได้ 

3.ให้ผู้ขายทำการบันทึกรายการไว้ด้านหลัง สำเนาใบกำกับภาษีด้วย

4.ให้ผู้ขายบันทึกรายการในรายงานภาษีขายในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อ ผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ที่ได้มีการออกใบแทน

วิธีป้องกันใบกำกับภาษีหายในอนาคต

ในกรณีที่ลูกค้าทำใบกำกับภาษีหาย เรื่องนี้สามารถป้องกันได้ง่าย ๆ ด้วยการที่ผู้ขายเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ซึ่งเป็นระบบที่กรมสรรพากรรับรอง และออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที โดยมีข้อดีคือ 

• เมื่อออกใบกำกับภาษีแล้ว ระบบจะส่งข้อมูลไปที่ Line หรืออีเมลลูกค้าโดยอัตโนมัติ ทำให้ลูกค้าสามารถค้นหาใบกำกับภาษีได้จากอีเมลได้ตลอดเวลา
  
• ในส่วนของผู้ขาย จะมีการเก็บสำเนาใบกำกับภาษี e-Tax Invoice ไว้บน Cloud หากลูกค้าทำใบกำกับภาษีหาย ก็สามารถดึงใบกำกับภาษีเดิมให้ลูกค้าได้ทันที
  
• ใบกำกับภาษีจะถูกเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบ สามารถค้นหาได้ง่าย
  
• หมดปัญหาเรื่องเอกสารชำรุด ข้อมูลสำคัญหาย
  
• ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: ใบกำกับภาษีหาย ใช้ใบเสร็จแทนได้ไหม? 
A: ไม่ได้ เนื่องจากใบเสร็จรับเงิน เป็นเพียงเอกสารที่ยืนยันว่ามีการซื้อขายจริง แต่ไม่มีรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่มตามที่กฎหมายกำหนด หากใบกำกับภาษีหาย จะต้องขอใบแทนเท่านั้น

Q: ขอใบแทนได้ภายในกี่วันหลังจากใบกำกับภาษีหาย? 
A: ไม่มีกำหนดเวลาที่แน่นอน ขึ้นอยู่กับว่าผู้ซื้อรู้ตัวว่าใบกำกับภาษีหายตอนไหน แต่ยิ่งผู้ซื้อขอเร็วยิ่งดี เพื่อนำไปใช้ในการยื่นภาษีซื้อและใช้เครดิตภาษีได้ทัน

Q: ใช้ใบแทนเป็นเครดิตภาษีซื้อได้เต็มจำนวนไหม? 
A : ใบแทนจะมีลักษณะเหมือนใบกำกับภาษีเดิมทุกประการ และสามารถใช้เพื่อขอเครดิตภาษีซื้อได้เหมือนใบกำกับภาษีต้นฉบับ

Q: e-Tax Invoice ป้องกันการหายได้จริงไหม?
A: การใช้ e-Tax Invoice สามารถป้องกันปัญหาใบกำกับภาษีหายได้ 100% เนื่องจากเอกสารจะส่งให้ผู้ซื้อผ่านอีเมลหรือ Line และเอกสารสำเนาจะถูกเก็บผ่าน Cloud หากลูกค้าต้องการใบกำกับภาษีใบใหม่ ก็สามารถค้นหาได้ง่ายและส่งให้ลูกค้าได้เลย

สรุป 

เมื่อใบกำกับภาษีสูญหาย แม้ผู้ซื้อจะสามารถขอใบแทนจากผู้ขายได้ตามกฎหมายเพื่อรักษาสิทธิในภาษีซื้อ แต่กระบวนการดังกล่าวมักยุ่งยากและเสียเวลา เพื่อตัดปัญหาและลดความเสี่ยงเรื่องเอกสารสูญหายหรือชำรุด ธุรกิจสามารถเปลี่ยนมาใช้บริการ eTaxGo ซึ่งเป็น Advanced Service Provider ที่ได้รับการรับรองจาก ETDA เราช่วยให้การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) เป็นเรื่องง่าย ถูกต้องตามมาตรฐานสรรพากร 100% ปลอดภัยจากการสูญหาย และสามารถส่งต่อให้ลูกค้าใหม่ได้ทันทีผ่านระบบดิจิทัล