ใบเสร็จรับเงิน ออกย้อนหลังได้ไหม ออกผิดทำอย่างไร

สำหรับคนค้าขายอาจจะเคยเจอเหตุการณ์ที่เมื่อซื้อสินค้าแล้ว ลูกค้ามาขอใบเสร็จ เพื่อใช้ไปเบิกกับบริษัท ซึ่งหากเป็นร้านค้าขนาดใหญ่ก็สามารถออกใบเสร็จให้ได้ตามปกติ แต่หากเป็นร้านค้าขนาดเล็กอาจจะต้องมาออกใบเสร็จรับเงินใหม่ทีละใบ และในบางครั้งพบว่าใบเสร็จรับเงินที่ออกไปนั้นมีผิด ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือรายการ หรือในบางครั้งลูกค้ามาขอให้ออกใบเสร็จย้อนหลัง วันนี้เราจะมาดูกันว่า เราจะสามารถออกใบเสร็จรับเงินย้อนหลังได้ไหม และทำอย่างไรถึงจะถูกกฎหมาย ไม่มีผลย้อนหลังกลับมา

ใบเสร็จรับเงิน VS ใบรับ VS ใบรับเงิน ต่างกันอย่างไร

• ใบเสร็จรับเงิน คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการซื้อขาย ส่งมอบสินค้าหรือบริการ และมีการรับเงินไว้จริง และหากเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะต้องมีการออกใบกำกับภาษี มาด้วย ซึ่งหากจะว่ากันตามกฎหมายแล้ว เมื่อเราซื้อสินค้า 100 บาทขึ้นไป ไม่ว่ากิจการนั้นจะอยู่ในรูปแบบบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล จะต้องมีการออกใบเสร็จรับเงิน หรือใบรับให้ทุกครั้ง เพื่อเป็นการยืนยันว่าการซื้อขายได้เสร็จสมบูรณ์และมีการรับเงินเอาไว้แล้ว แต่ในความเป็นจริง สำหรับร้านค้าเล็ก ๆ แผงลอย การออกใบเสร็จรับเงินให้กับทุกรายการไม่ได้ทำกัน หรือออกได้อย่างมากก็เป็นบิลเงินสดเท่านั้น แต่หากในทางบัญชีต้องการหลักฐานแต่ไม่มีใบเสร็จรับเงิน ไม่มีบิลเงินสด ก็ต้องมีใบรับมาแทน โดยทั้งใบเสร็จรับเงิน ใบรับ ใบรับเงิน มีความแตกต่างกันคือ 
• ใบรับเงิน : ใบรับเงินทำหน้าที่คล้ายใบเสร็จรับเงิน ใช้ในกรณีที่ร้านค้าไม่มีใบเสร็จแต่ออกใบรับเงินและเซ็นยินยอมให้ได้ว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง ซึ่งในกรณีที่เป็นกิจการที่มีชื่อร้านค้า สามารถออกใบรับเงินได้ ในใบรับเงินนั้น จะมีการระบุชื่อกิจการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ เบอร์โทร รายการสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย จำนวนเงิน และได้รับเงินจาก พร้อมกับเซ็นลายเซ็นของคนที่รับเงิน เมื่อนำไปใช้ต้องมีเอกสารอื่นเพิ่มเติม ไม่ว่าจะเป็นสลิปการโอน ภาพถ่ายสินค้า สัญญาต่าง ๆ เพื่อเป็นการยืนยันว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง
  
• ใบสำคัญรับเงิน : ใบสำคัญการรับเงินจะคล้ายกับใบรับเงิน แต่เมื่อใช้งานมักจะเป็นร้านค้าที่ไม่มีชื่อกิจการ แผงลอย หาบเร่ หรือแม้กระทั่งบุคคลธรรมดาเป็นผู้ออกให้ โดยที่บนเอกสารจะมีชื่อผู้รับเงิน เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ เบอร์โทร รายการสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย จำนวนเงิน และได้รับเงินจาก พร้อมกับเซ็นลายเซ็นของคนที่รับเงินและผู้จ่ายเงิน 
• ใบรับรองแทนใบเสร็จ : ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินจะใช้ในกรณีที่เราไปซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแล้ว แต่คนขายไม่ยอมออกใบเสร็จให้ และไม่ยินยอมที่จะเซ็นในใบเสร็จ จึงมีความจำเป็นที่จะต้องให้เราเองเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินด้วยตัวเอง โดยที่ในเอกสารจะต้องมีหัวเอกสาร ชื่อผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ วันเดือนปีที่จ่ายเงิน รายละเอียดรายจ่าย จำนวนเงินที่จ่าย ข้อความที่ระบุว่า “ข้าพเจ้า……..(ผู้เบิกจ่าย) ตำแหน่ง………ขอรับรองว่ารายจ่ายข้างต้นนี้ไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และข้าพเจ้าได้จ่ายไปในงานของทางบริษัท/ราชการ ตั้งแต่วันที่…..ถึงวันที่” ลายมือชื่อผู้เบิกจ่าย และลายมือชื่อผู้อนุมัติ 

ออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีผิดแล้วต้องทำอย่างไร

ในกรณีที่มีการออกใบเสร็จรับเงินผิด ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขผิด รายการผิด หรืออื่น ๆ ไม่ใช่ว่าเราจะสามารถออกใบเสร็จรับเงินใบใหม่ได้เลย แต่จะมีวิธีการคล้ายกับการออกใบกำกับภาษีผิด เพื่อทำให้ถูกต้องตามกฎหมายและหากต้องการตามเอกสาร ก็จะสามารถตามเอกสารได้ง่ายโดยที่เอกสารไม่ตกหล่น

1. เรียกใบเสร็จรับเงินใบเดิมคืน
   กรณีที่เรารู้ตัวทันทีแล้วว่ามีการออกใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีผิด แต่ว่าเอกสารยังอยู่ที่เรา หรือเมื่อลูกค้าตรวจสอบความถูกต้องแล้วพบว่าผิด เราสามารถแก้ไขรายการได้ทันที แต่ในกรณีที่ผู้ซื้อได้ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีไปแล้ว แล้วพบว่าออกผิด จะต้องมีการเรียกเก็บเอกสารคืน เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ซื้อนำเอกสารนั้นไปใช้ จนอาจจะทำให้ผิดกฎหมาย
   
   
2. ประทับตรายกเลิก
   เมื่อได้เอกสารคืนมาแล้ว ให้ทำการประทับตรายกเลิกที่ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จเดิม หากไม่มีตราประทับสามารถขีดฆ่าได้ จากนั้นให้ใส่แฟ้มเอกสารและรวบรวมเอาไว้ ซึ่งหากมีการใช้โปรแกรมบัญชี จะต้องเข้าไปยกเลิกในโปรแกรมบัญชีด้วย
   
   
3. ออกเอกสารใหม่
   ออกเอกสารใหม่โดยจะต้องเป็นเลขที่ใหม่ โดยต้องมีการลงวัน เดือนปี ให้ตรงกับเอกสารเดิม และต้องมีหมายเหตุว่า “เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน ฉบับใหม่แทนฉบับเดิม เลขที่ ……………….” ซึ่งสาเหตุที่ต้องใส่หมายเหตุเอาไว้ด้วยทุกครั้ง ก็เพื่อให้เมื่อทำการค้นเอกสารแล้วจะเจอได้ง่ายและเข้าใจว่าเอกสาร 2 ชุดนี้คือชุดเดียวกัน 
4. ถ่ายสำเนา
   ให้ผู้ซื้อถ่ายสำเนาใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี ที่ถูกยกเลิกเอาไว้ด้วย เพื่อเป็นหลักฐานการย้อนเอกสาร

ใบเสร็จรับเงิน ออกย้อนหลังได้ไหม

การออกใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีนั้น ไม่ควรออกย้อนหลัง ซึ่งกฎหมายระบุชัดเจนว่าหลังจากที่มีการซื้อขายสินค้ารับเงินกันเรียบร้อย จะต้องมีการออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีทันที แต่ในกรณีที่ลืมออกใบเสร็จ และต้องออกใบเสร็จรับเงินย้อนหลังจริง ๆ ในเอกสารจะต้องมีการระบุดังนี้ 

• เมื่อออกใบเสร็จจะต้องลงวันที่ปัจจุบัน ไม่ใช่วันที่ย้อนหลัง เช่น หากการซื้อขายจบลงวันที่ 1 มกราคม แต่ลูกค้ามาขอใบเสร็จวันที่ 10 มกราคม จะต้องลงว่าใบเสร็จนั้นออกวันที่ 10 มกราคม 
• ใช้วิธีการเขียนหมายเหตุไว้ เช่น “รับชำระเงินเมื่อวันที่…..(ระบุวันที่ผู้ซื้อได้มีการจ่ายเงินจริง)…..สำหรับรายการใบแจ้งหนี้เลขที่…….” หรือคำว่า “เป็นค่าบริการของเดือน” 
• ในกรณีที่มีการออกใบเสร็จไปแล้ว แต่ผู้ซื้อทำใบเสร็จหายและมาขอใบเสร็จใหม่ สิ่งที่ไม่ควรทำคือการออกใบเสร็จใหม่ ลงวันที่ใหม่ แต่ให้ไปค้นใบเสร็จรับเงินฉบับเดิมของเราจากต้นขั้ว แล้วถ่ายสำเนาใบเสร็จนั้นพร้อมกับประทับตราว่า “ใบแทนใบเสร็จรับเงิน” และลงลายมือชื่อรับรองสำเนาพร้อมวันที่ออกใบเสร็จ

วิธีลดความเสี่ยง ใช้ระบบ e-Tax Invoice 

จะเห็นได้ว่าการออกใบเสร็จรับเงินนั้น ต้องทำให้เสร็จในทีเดียวหลังจากที่ซื้อขายสินค้าเสร็จเรียบร้อย แต่การออกใบเสร็จแบบกระดาษจะค่อนข้างยุ่งยาก เสียเวลา และมีปัญหาเมื่อลูกค้าทำใบเสร็จใบเดิมหาย ก็ต้องไปค้นหาเอกสารและออกใบแทนให้ ซึ่งกรณีนี้จะหมดไปเมื่อใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จาก eTaxGo ที่เมื่อต้องการออกใบเสร็จรับเงิน ระบบจะดึงข้อมูลมาออกใบเสร็จให้ได้ทันทีโดยอัตโนมัติ หรือหากลูกค้าทำใบเสร็จหาย ต้องการใบเสร็จใหม่ เราก็สามารถไปค้นหาเอกสารย้อนหลังและพิมพ์ออกมาให้ได้เลยโดยไม่ต้องเสียเวลาทำใบแทน สะดวกรวดเร็วและออกแบบมาเพื่อผู้ประกอบการทุกคนโดยเฉพาะ