ใบเสร็จรับเงิน ออกยังไงให้ถูกต้อง พร้อมตัวอย่างดาวน์โหลดฟรี

หลังจากที่ซื้อสินค้าแล้ว เรามักจะได้รับสิ่งที่เรียกว่าใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเอกสารนี้แม้จะเป็นเอกสารชิ้นเล็ก ๆ ที่หลายคนไม่สนใจและทิ้ง แต่ถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในเชิงบัญชี ภาษีและการออกใบกำกับภาษี หากสรรพากรเรียกตรวจแล้วไม่พบว่ามีเอกสารที่เป็นใบสำคัญการรับเงิน ก็อาจจะถูกตรวจสอบและเรียกภาษีย้อนหลังได้ง่าย ๆ วันนี้เราจึงจะมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องใบเสร็จรับเงินให้มากขึ้น ออกอย่างไรให้ถูก และต้องมีองค์ประกอบอะไรบ้างที่จะสรรพากรยอมรับ เราจะมาเรียนรู้กันจากบทความนี้

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

ใบเสร็จรับเงิน คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อใช้เป็นหลักฐานว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง และมีการรับเงินไว้เรียบร้อยแล้ว ซึ่งตามประมวลรัษฎากร มาตรา 105 กำหนดไว้ว่า เมื่อมีผู้ขายรับเงินไว้แล้ว จะต้องมีการออกใบเสร็จรับเงินทันที ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องหรือไม่ก็ตาม และเกณฑ์ขั้นต่ำในการออกใบเสร็จรับเงินนั้นจะอยู่ที่การซื้อขายสินค้าหรือบริการ 100 บาท ขึ้นไป โดยประโยชน์ที่เห็นได้ชัดจากการออกใบเสร็จรับเงินจะมีหลายอย่างคือ 

• ใช้เป็นหลักฐานเพื่อยืนยันความถูกต้องทางการเงิน ว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริงและมีการรับเงินไปแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการรับชำระเต็มหรือรับชำระบางส่วน ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ เป็นภาพลักษณ์ที่ดีว่าการทำกิจการมีระบบระเบียบ 
• ในฝั่งผู้ขาย การออกใบเสร็จจะใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีเพื่อรับรู้รายได้ของกิจการ ช่วยในการตรวจสอบรายละเอียดที่มาที่ไปของเงิน 
• ในฝั่งผู้ซื้อ การออกใบเสร็จจะเป็นหลักฐานในการประกอบการบันทึกค่าใช้จ่าย เห็นที่มาที่ไปของเงิน และสามารถใช้ยืนยันกับกรมสรรพากรได้ว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง ไม่ใช่รายการเท็จ และในกรณีที่เป็นบริษัท การมีใบเสร็จก็ช่วยในการระบุตัวตนว่าเกิดการซื้อขายรับเงินจริง ใช้เป็นหลักฐานในการเบิกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ กับบริษัทได้
  
  นอกจากนี้ ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีจะสามารถใช้ยื่นเป็นหลักฐานในการลงบัญชีภาษีซื้อ ภาษีขาย และในระบบบัญชีปัจจุบัน สามารถใช้ข้อมูลจากใบเสร็จมาสรุปยอดขาย สรุปกำไร ตัดสต็อก และคำนวณต้นทุน กำไรได้อีกด้วย

ใบเสร็จรับเงินแบบไหนที่ถูกต้อง สรรพากรยอมรับ

เพื่อให้ถูกต้องตามมาตรฐานของกรมสรรพากร ใบเสร็จรับเงินควรต้องมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้ เพื่อ 

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้ออกใบเสร็จ (ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาใช้เลขบัตรประชาชน) 
• ชื่อหรือยี่ห้อ ของผู้ออกใบรับ 
• เลขลำดับของเล่มและเลขที่ ของใบรับ 
• วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร 
• รายละเอียดสินค้า/บริการ (ชนิด ชื่อ จำนวน และราคา) 
• จำนวนเงินรวม ที่ได้รับชำระ

รูปแบบใบเสร็จรับเงิน

หากเราซื้อสินค้ากับธุรกิจต่างประเภท ต่างร้าน เราอาจจะเห็นภาพของใบเสร็จรับเงินที่ไม่เหมือนกัน โดยไม่ใช่แค่เรื่องสีสัน ข้อความ แต่จะเป็นรูปแบบที่มีจุดประสงค์ในการใช้ที่แตกต่างกันตามลักษณะของธุรกิจ 3 รูปแบบคือ

• ใบเสร็จรับเงินทั่วไป : เป็นใบเสร็จรับเงินที่เราได้รับเมื่อซื้อสินค้าตามร้านค้าที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งมักจะประกอบด้วยข้อมูลคร่าว ๆ ของการซื้อในครั้งนั้น เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรของผู้ขาย วันเวลาที่ขาย รายการสินค้า จำนวนเงินเท่านั้น การออกใบเสร็จรับเงินแบบนี้จะไม่สามารถใช้ได้ในการเอามาใช้เป็นภาษีซื้อ ภาษีขาย หรือลงรายจ่ายกับกรมสรรพากร เป็นเพียงหลักฐานการยืนยันว่ามีการซื้อขายสินค้าและรับเงินไว้แล้วเท่านั้น 
• ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ : คือใบเสร็จที่เรามักจะเห็นเมื่อได้รับจากเครื่อง POS พบเห็นได้ตามร้านสะดวกซื้อหรือห้างร้านทั่วไป โดยส่วนมากจะประกอบด้วยชื่อและเลข 13 หลักของผู้ออกใบกำกับ มีคำว่าใบกำกับภาษีอย่างย่อ มีรายการสินค้า ข้อความที่ระบุว่ารวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และวันที่ออกใบกำกับภาษี โดยไม่มีการแจกแจงรายการอย่างละเอียด การออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ มักจะใช้เป็นหลักฐานว่ามีการซื้อขายรับเงินกันจริง แต่จะไม่สามารถนำไปลงเป็นภาษีซื้อ ภาษีขายได้ หากต้องการใช้ต้องเอาไปเปลี่ยนเป็นใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ 
• ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี : ใบเสร็จรับเงินรูปแบบนี้จะมีเนื้อหาที่ครบถ้วนที่สุด โดยข้อแตกต่างจากใบเสร็จรับเงินแบบอื่นคือมีการแจกแจงรายการโดยละเอียด จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ สามารถระบุตัวตนของคนซื้อและคนขายได้ ใบเสร็จประเภทนี้มักจะใช้ในการลงบัญชี ยื่นภาษีซื้อภาษีขาย หรือใช้เป็นหลักฐานอื่น ๆ เพื่อยื่นกับกรมสรรพากร

ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร

แม้ว่าทั้ง ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด ใบกำกับภาษี จะเป็นหลักฐานที่ใช้ในการยืนยันว่ามีการรับเงินเหมือนกัน แต่จุดประสงค์และการใช้งานของเอกสารทั้ง 3 แบบนั้นต่างกันสิ้นเชิง รวมไปถึงวิธีการออกเอกสารและรูปแบบ

• บิลเงินสด : จะเป็นเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือและมีความเป็นทางการน้อยสุด ส่วนมากจะใช้วิธีการเขียนมือ บ่อยครั้งที่มักจะขาดข้อมูลสำคัญ และโดยปกติในทางบัญชีมักจะไม่รับบิลเงินสดเป็นหลักฐานค่าใช้จ่าย นอกจากว่าบิลเงินสดนั้นจะมีข้อมูลที่ครบถ้วนจริง ๆ จึงจะสามารถนำมาลงค่าใช้จ่ายได้
  
• ใบเสร็จรับเงิน : เป็นเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือมากขึ้น และใครก็ตามไม่ว่าจะจด Vat หรือไม่จด Vat ก็สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้เมื่อมีการซื้อขายสินค้าเกิดขึ้น โดยจะออกใบเสร็จเมื่อได้รับชำระเงินเท่านั้น แต่จะสามารถนำใบเสร็จไปลงบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายได้
  
• ใบกำกับภาษี : เป็นเอกสารทางภาษีที่มีความน่าเชื่อถือที่สุดที่สรรพากรยอมรับ โดยผู้ที่ออกใบกำกับภาษีได้จะต้องเป็นผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น และใบกำกับภาษีนอกจากจะระบุไปลงบัญชีบันทึกค่าใช้จ่ายแล้ว ยังสามารถนำไปเป็นหลักฐานในการยื่นภาษีซื้อ ภาษีขายได้ และคำนวณภาษีเพื่อส่งกรมสรรพากร

วิธีการออกใบเสร็จให้ถูกต้อง

การออกใบเสร็จให้ถูกต้องนั้นไม่ได้มีแค่ว่าจะต้องเป็นรูปแบบที่เป็นทางการหรือต้องออกมาจากเครื่อง POS อย่างเดียว แต่การออกใบเสร็จให้ถูกต้อง ให้สามารถเอาใบเสร็จนั้นไปใช้งานได้ จะต้องคำนึงถึงเรื่องของเวลาที่จะออกใบเสร็จ ข้อมูลที่ต้องมี หรือแม้กระทั่งหน้าที่หลังจากที่ออกใบเสร็จรับเงินแล้ว

• เวลาในการออกใบเสร็จ
  หนึ่งในส่วนประกอบสำคัญของใบเสร็จคือ เลขลำดับของเล่มและของใบรับ การออกใบเสร็จควรจะออกทันทีหลังจากที่มีการรับเงินแล้ว เพื่อให้เลขเล่มและเลขใบรับวิ่งไปได้เรื่อย ๆ ตามลำดับ ซึ่งจะไปสัมพันธ์กับการทำบัญชีที่จะทำได้ง่ายขึ้น และแม้การออกใบเสร็จรับเงินย้อนหลัง https://www.etaxgo.com/blog/tips/receipt-backdate-allowed/ จะเป็นเรื่องที่ทำได้ แต่จะส่งผลให้ระบบการลงบัญชีรวน และมีขั้นตอนยุ่งยากกว่า
  
• ข้อมูลในใบเสร็จ
  ข้อมูลที่อยู่ในใบเสร็จรับเงินต้องถูกต้อง ครบถ้วน ไม่มีข้อผิดพลาด และหากมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องมีการระบุ Vat 7% และหากเป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อต้องมีการระบุข้อความ รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว หรือ VAT INCLUDED
• วิธีการออกเอกสาร
  การออกเอกสารด้วยการเขียนมือ แม้ว่าจะมีองค์ประกอบที่ถูกต้องแต่ก็จะขาดความน่าเชื่อถือ และการออกเอกสารให้ดีนั้นควรจะออกผ่านโปรแกรมบัญชี และใช้บริการ e-tax invoice & e-receipt ที่มีรูปแบบการออกใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีที่ได้รับการรับรองความถูกต้องจากกรมสรรพากร และสามารถเก็บเอกสารไว้บน Cloud หากต้องการเรียกใช้ก็ค้นหาได้ง่าย ไม่เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

สรุป

ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารสำคัญที่ผู้ขายต้องให้ผู้ซื้อทุกครั้งหลังจากที่รับเงิน เพื่อเป็นการยืนยันว่ามีการรับเงินจริงและมีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง โดยหากเป็นใบเสร็จรับเงินที่มีครบองค์ประกอบ จะสามารถนำมาลงเป็นค่าใช้จ่ายกิจการและใช้สำหรับการยื่นภาษีได้อีกด้วย ซึ่งการออกใบเสร็จรับเงินนั้น สามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยบริการของ eTaxGo ซึ่งเป็น Service Provider ที่ได้รับการรับรองจากกรมสรรพากรและ ETDA มีรูปแบบการออกใบเสร็จที่ถูกต้องในรูปแบบของ e-Receipt  และเมื่อออกเอกสารแล้ว จะส่งให้ลุกค้าผ่านทาง e- จะเก็บใบเสร็จไว้บน Cloud หากเอกสารหายก็สามารถพิมพ์ให้ลูกค้าใหม่ได้โดยไม่ต้องออกใบเสร็จใหม่ สะดวกรวดเร็วและเหมาะสำหรับทุกธุรกิจ 

ดาวน์โหลดใบเสร็จรับเงิน