รู้จักใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบกำกับภาษี

สำหรับทำธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การออกใบกำกับภาษี ไปแล้วแต่ต้องปรับราคา คืนสินค้า หรือเจอราคาคำนวณผิด ถือเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา แต่การแก้ตัวเลขในใบกำกับภาษีเดิมนั้นทำไม่ได้ตามกฎหมาย ทางออกที่ถูกต้องคือการออก ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) หรือ ใบลดหนี้ (Credit Note) ให้ถูกต้อง บทความนี้ จะมาอธิบายให้เข้าใจในเรื่องของการออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ เพื่อให้ธุรกิจของคุณไม่เสี่ยงถูกสรรพากรปรับภาษีย้อนหลัง

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) คืออะไร

ใบเพิ่มหนี้ คือใบกำกับภาษีรูปแบบหนึ่ง ที่เมื่อผู้ประกอบการที่มีการจด VAT และมีการออกใบกำกับภาษี พร้อมกับส่งภาษีขายไปแล้ว ต่อมาเมื่อคำนวณแล้วพบว่า มีการปรับปรุงราคาของสินค้า และทำให้มูลค่าของสินค้าหรือบริการเพิ่มขึ้น จึงต้องมีการออกใบเพิ่มหนี้ให้ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ารับทราบยอดที่ต้องชำระเพิ่มเติม และจากนั้นผู้ประกอบการจะต้องเอาใบเพิ่มหนี้และยอดภาษีมูลค่าเพิ่มไปยื่นภาษีขายเพิ่มของเดือนที่ออกใบเพิ่มหนี้ ส่วนลูกค้าจะเอาใบเพิ่มหนี้ไปยื่นภาษีซื้อในเดือนที่ได้รับใบเพิ่มหนี้นั้นต่อไป

ใบลดหนี้ (Credit Note) คืออะไร

ใบลดหนี้ คือใบกำกับภาษีรูปแบบหนึ่ง ที่เมื่อผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และได้มีการออกใบกำกับภาษี พร้อมกับส่งภาษีขายไปแล้ว ต่อมาได้มีการลดราคาสินค้าหรือบริการจนต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ ไม่ว่าจะทั้งหมดหรือบางส่วน ผู้ประกอบการจะต้องมีการออกเอกสารเพื่อปรับลดมูลค่าของสินค้าไปด้วยการออกใบลดหนี้

เปรียบเทียบความแตกต่างของ ใบเพิ่มหนี้ Vs. ใบลดหนี้

เมื่อไรต้องออกใบเพิ่มหนี้ 

การออกใบเพิ่มหนี้จะออกได้ก็ต่อเมื่อ

• มีการปรับเพิ่มราคาสินค้าและบริการ เนื่องจากสินค้าที่ส่งไปเกินกว่าจำนวนที่ตกลงซื้อขาย
• มีการให้บริการเกินกว่าที่กฎหมายกำหนด
• คำนวณราคาสินค้าหรือบริการต่ำกว่าความเป็นจริง
• สาเหตุอื่น ๆ ที่อธิบดีฯ กำหนด
  
  ตัวอย่างเช่น โรงงานชาเขียว ได้ตกลงซื้อขายชาเขียวกับบริษัทเพิ่มพูนผลทั้งหมด 10,000 ขวด เป็นราคา 100,000 บาท ต่อมาพบว่า โรงงานชาเขียวได้ส่งสินค้าไปทั้งหมด 11,000 ขวด รวมเป็นเงิน 110,000 บาท โรงงานชาเขียวจึงต้องมีการออกใบเพิ่มหนี้ 10,000 บาท

เมื่อไหร่ต้องออกใบลดหนี้

การออกใบลดหนี้จะทำได้ก็ต่อเมื่อ

• มีการลดราคาสินค้าหรือบริการ เนื่องจากสินค้าชำรุด บกพร่อง หรือลูกค้าได้รับสินค้าไม่ครบตามที่ตกลงกันไว้
• มีการให้บริการไม่ครบตามที่ตกลงกันหรือมีการบอกเลิกสัญญา คืนเงินมัดจำ คืนเงินประกัน คืนสินค้า ซึ่งการคืนสินค้านั้นต้องมีการคืนสินค้าเข้าคลังสินค้าจริง ถ้าไม่มีการคืนสินค้าที่เป็นข้อเท็จจริงเป็นแต่ในทางเอกสาร จะไม่สามารถออกใบลดหนี้ได้
• ให้ส่วนลดพิเศษเพิ่มเติมหลังการออกใบกำกับภาษี
• คำนวณราคาสินค้าหรือบริการผิดพลาดจนราคาสูงกว่าความเป็นจริง
• สาเหตุอื่น ๆ

            ตัวอย่างเช่น โรงงานชาเขียว ได้ตกลงซื้อขายชาเขียวกับบริษัทเพิ่มพูนผลทั้งหมด 10,000 ขวด เป็นราคา 100,000 บาท ต่อมาพบว่า โรงงานชาเขียวได้ส่งสินค้าไปทั้งหมด 9,000 ขวด รวมเป็นเงิน 90,000 บาท โรงงานชาเขียวจึงต้องมีการออกใบลดหนี้ 10,000 บาท

ระยะเวลาการออกใบเพิ่มหนี้/ใบลดหนี้

ระยะเวลาในการออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ ตามหลักกฎหมาย ควรออกภายในเดือนภาษีที่มีเหตุการณ์เกิดขึ้น เช่น วันที่คืนสินค้า วันที่ตกลงลดราคา แต่หากมีเหตุจำเป็นทำให้ออกไม่ทัน สามารถออกในเดือนภาษีถัดไปได้ ทั้งนี้การออกใบเพิ่มหนี้/ใบลดหนี้ จะส่งผลกระทบทั้งสองฝั่งดังนี้

• ฝั่งผู้ขาย (ผู้ออกเอกสาร): ต้องนำยอด VAT จากใบเพิ่มหนี้/ใบลดหนี้ไปปรับกับภาษีขาย ในเดือนที่ออกเอกสาร โดยใบเพิ่มหนี้ทำให้ภาษีขายเพิ่มขึ้น ส่วนใบลดหนี้ทำให้ภาษีขายลดลง ยอดที่ปรับจะถูกบันทึกใน ภ.พ.30 ของเดือนนั้นตามปกติ
• ฝั่งผู้ซื้อ (ผู้รับเอกสาร): ต้องนำยอด VAT จากใบเพิ่มหนี้/ใบลดหนี้ไปปรับกับภาษีซื้อ ในเดือนที่ได้รับเอกสาร ไม่ใช่เดือนที่ออกเอกสาร โดยรวมในแบบ ภ.พ.30 ของเดือนนั้นตามปกติ และไม่ต้องยื่น ภ.พ.30.1 แบบเพิ่มเติม

ตัวอย่าง ถ้าผู้ซื้อได้รับใบเพิ่มหนี้ลงวันที่ 15 เมษายน 2569 ในเดือนเมษายน ต้องบันทึกเพิ่มภาษีซื้อใน ภ.พ.30 ของเดือนเมษายน โดยยื่นภายใน 15 พฤษภาคม แต่หากได้รับเอกสารล่าช้าจนถึงเดือนพฤษภาคมด้วยเหตุสุดวิสัยตามประเพณีทางการค้า สรรพากรอนุโลมให้นำไปปรับใน ภ.พ.30 ของเดือนพฤษภาคมได้โดยไม่ต้องยื่นย้อนหลัง

องค์ประกอบที่ต้องมีในใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้

ใบเพิ่มหนี้

• คำว่าใบเพิ่มหนี้ที่เห็นได้เด่นชัด
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบเพิ่มหนี้
• ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้
• หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้น
• คำอธิบายถึงสาเหตุการออกใบเพิ่มหนี้
• ข้อความอื่น ๆ ที่อธิบดีกำหนด

ใบลดหนี้

• คำว่าใบลดหนี้ที่เห็นได้เด่นชัด
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบลดหนี้
• ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้
• หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้น
• คำอธิบายถึงสาเหตุการออกใบลดหนี้
• ข้อความอื่น ๆ ที่อธิบดีกำหนด

FAQ คำถามที่พบบ่อย 

Q : ผู้ไม่จด VAT ออกใบลดหนี้ได้ไหม?
 
A: การออกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ จะไปโยงกับใบกำกับภาษี และการออกใบกำกับภาษีได้ ต้องเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น ซึ่งหากไม่ได้ทำการจด VAT จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ได้ อย่างไรก็ตาม หากผู้ประกอบการที่ไม่ได้จด VAT แต่ต้องการปรับยอดหนี้ สามารถออกใบรับคืนสินค้าหรือใบลดหนี้ทางการค้าได้ แต่เอกสารเหล่านี้จะไม่มีผลทางภาษีและเป็นเอกสารทางธุรกิจเท่านั้น

Q : ใบลดหนี้ย้อนหลังได้กี่วัน?
 
A: การออกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ควรออกให้เร็วที่สุด โดยเฉพาะใบลดหนี้ควรออกในเดือนที่มีเหตุการณ์ลดหนี้เกิดขึ้น เพราะต้องมีการยื่นภาษีซื้อ – ภาษีขาย กับกรมสรรพากร แต่หากมีเหตุจำเป็น สามารถออกใบลดหนี้ได้ในเดือนถัดไป หากออกช้ากว่านั้นผู้ขายจะต้องยื่น ภ.พ.30 ย้อนหลัง และไม่สามารถนำใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ไปใช้ยื่นได้ภายใน 6 เดือนเหมือนใบกำกับภาษีปกติ

Q : ใบเพิ่มหนี้หนึ่งใบอ้างใบกำกับภาษีหลายใบได้ไหม?
 
A: ใบเพิ่มหนี้ 1 ใบหรือใบลดหนี้ 1 ใบ สามารถอ้างถึงใบกำกับภาษีได้มากกว่า 1 ฉบับ แต่เมื่อมีการอ้างอิงต้องมีการอ้างอิงครบทุกใบ และต้องแจกแจงมูลค่าให้ชัดเจนด้วย

Q : e-Tax Invoice สามารถออกใบลดหนี้รูปแบบกระดาษได้หรือไม่?
 
A: การจะดูว่าสามารถออกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ในรูปแบบกระดาษไหม ต้องย้อนกลับไปดูที่ใบกำกับภาษีว่าอยู่ในรูปแบบใด หากใบกำกับภาษีอยู่ในรูปแบบ e-Tax Invoice ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ก็ควรอยู่ในรูปแบบ e-Tax เช่นกัน เพราะสรรพากรต้องการข้อมูลและเส้นทางเอกสารที่สอดคล้องกัน และไฟล์ XML ของใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ จะต้องมีการอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิมจึงจะมีการประมวลผลถูกต้อง อย่างไรก็ตาม หากก่อนหน้านี้ผู้ประกอบการที่ใช้ e-Tax Invoice ได้ออกใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษก่อนหน้านี้ ก็จะสามารถออกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ในรูปแบบกระดาษ โดยจะต้องมี Digital Signature หรือ Time Stamp แล้วพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษได้เลย

Q : ถ้าออกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ผิดแล้วยกเลิกได้ไหม?
 
A: หากออกเอกสารผิด สามารถออกเอกสารใหม่ได้ ด้วยการดึงเอกสารเดิมจากลูกค้าแล้วประทับตรายกเลิก จากนั้นให้ออกเอกสารใหม่พร้อมเลขที่ใหม่และข้อความว่า "ใบนี้เป็นการยกเลิกและแทนที่ใบเลขที่ ... ลงวันที่ ..." โดยหากเป็นกระดาษ จะต้องมีการเก็บเอกสารให้ครบทุกชุดไม่น้อยกว่า 5 ปี และหากเป็น e-Tax Invoice จะต้องส่งข้อมูลการยกเลิกให้กรมสรรพากรผ่าน Service Provider  ด้วย