อยากใช้ e-Tax ต้องทำอย่างไร พร้อมรับมาตรการรัฐปลายปี

ใกล้จะถึงช่วงสิ้นปีแล้ว รัฐบาลมักจะออกมาตรการกระตุ้นเศรษฐกิจเพื่อกระตุ้นการจับจ่ายของประชาชน และยังเป็นโอกาสที่ดีที่ผู้ประกอบการจะใช้โอกาสนี้ในการกระตุ้นยอดขาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบภาษี e-tax จะสามารเข้าร่วมโครงการได้โดยอัตโนมัติ และเป็นผู้ที่ได้รับประโยชน์จากเรื่องนี้โดยตรง

แต่หลายครั้งผู้ประกอบการอาจจะมีคำถามว่า ธุรกิจของตนเหมาะกับการใช้งาน e-Tax Invoice หรือไม่ และการลงทุนในระบบนี้จะคุ้มค่าหรือไม่ วันนี้เรามีคำตอบมาให้แล้ว

e-Tax Invoice คืออะไร

e-Tax Invoice คือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ จากเดิมที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ จะถูกปรับเปลี่ยนมาอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ที่สามารถออก e-Tax Invoice ได้นั้น จะต้องมี ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) และจากการลงลายมือชื่อบนกระดาษ จะถูกเปลี่ยนเป็นการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)

ระบบ e-Tax Invoice ถือว่าเข้ามาช่วยผู้ประกอบการอย่างมากในการจัดทำใบกำกับภาษี จากเดิมที่ผู้ประกอบการจะต้องจัดทำ พิมพ์ออกมาเป็นกระดาษ นำส่งสรรพากร และนำส่งให้คู่ค้า และจัดเก็บเอกสารในกรณีที่มีการเรียกตรวจในภายหลัง แต่ด้วยระบบ e-Tax Invoice ผู้ประกอบการเพียงจัดทำและส่งเท่านั้น จากนั้นเอกสารจะส่งถึงคู่ค้า และทาง Service Provider จะเป็นผู้นำส่งเอกสารให้สรรพากร พร้อมกับจัดเก็บเอกสารให้

ความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice by email – e-Tax Invoice and e-Receipt

เมื่อต้องการใช้งาน e-Tax สิ่งที่ทำให้ผู้ประกอบการลังเลมากที่สุดคือ จะเลือกใช้อะไรระหว่าง e-Tax Invoice by email และ e-Tax Invoice and e-Receipt ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว ทั้ง 2 ระบบถือว่าแตกต่างกันในหลาย ๆ เรื่อง และผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้ให้เข้ากับตนเองได้เลย

ระบบ e-Tax Invoice and e-Receipt เหมาะกับใคร

การตัดสินใจใช้งาน e-Tax Invoice and e-Receipt อาจจะขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ ดังนี้

• ธุรกิจที่ต้องการการบริหารภาษี
• ธุรกิจที่ทำนั้นมีบิลหรือเอกสารจำนวนมาก ยากต่อการจัดการและจัดเก็บ
• ธุรกิจนั้นมีหลายสาขา และวุ่นวายกับการจัดการภาษี
• พ่อค้าแม่ค้า ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ ที่ประสบปัญหาด้านการออกใบกำกับภาษีเมื่อลูกค้าร้องขอ
• ธุรกิจที่ประสบปัญหาด้านการออกใบกำกับภาษีและการจัดเก็บเอกสาร

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าผู้ประกอบการจะมีบิลไม่มาก แต่ประสบปัญหาด้านภาษี ก็สามารถใช้ระบบ e-Tax Invoice and e-Receipt ได้เช่นกัน ซึ่งระบบนี้ใช้ได้ทั้ง บุคคลธรรมดา ห้างหุ้นส่วน บริษัท หรือนิติบุคคลที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) โดยไม่จำกัดว่าจะมีรายได้เท่าใด

ขั้นตอนการทำงานของระบบ e-Tax

1. ผู้ขายเพียงกรอกข้อมูลตามที่กำหนดและส่ง จากนั้นระบบจะทำการสร้างไฟล์ PDF และ XML ขึ้นมา ในรูปแบบตรงตามที่กรมสรรพากรกำหนด
2. Service Provider จะมีการประทับรับรองในเอกสารไฟล์ PDF และทำการจัดส่งเอกสารที่ผ่านการประทับรับรองแล้วไปให้กับทางผู้ซื้อ ผ่านทางช่องทางที่กำหนดไว้ เช่น Line SMS หรืออีเมล
3. Service Provider จะนำเอกสารที่เป็นไฟล์ XML ใส่เข้ากับลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) และจัดส่งให้กรมสรรพากร
4. Service Provider จะทำการจัดเก็บเอกสารแทนผู้ขาย เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

เอกสารที่ระบบ e-Tax Invoice and e-Receipt ออกได้

ข้อดีของการใช้งานระบบ e-Tax Invoice and e-Receipt คือ สามารถออกเอกสารได้หลากหลายประเภท แตกต่างจาก e-Tax Invoice by e-Mail ที่ออกได้เพียง 3 ประเภท โดยเอกสารที่ระบบ e-Tax Invoice and e-Receipt สามารถออกได้คือ

• ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ
• ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
• ใบเพิ่มหนี้
• ใบลดหนี้
• ใบรับ
• ใบยกเลิก

สิทธิพิเศษด้านภาษี เมื่อใช้ระบบ e-Tax

• ลดหย่อนภาษี สำหรับผู้ที่ลงทุนในระบบ e-tax - e-Receipt สามารถนำค่าใช้จ่ายจากการลงทุนไปลดหย่อนภาษีได้สูงสุด 2 เท่า หมดเขตวันที่ 31 ธันวาคม 2568
• เข้าร่วมโครงการของรัฐ รัฐบาลมักให้สิทธิประโยชน์กับผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบภาษี อย่างเช่นโครงการ easy e-receipt ที่ร้านค้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถเข้าร่วมโครงการของรัฐได้ เป็นอีกหนึ่งทางในการกระตุ้นยอดขายช่วงสิ้นปี

คำถาม-คำตอบเกี่ยวกับระบบ e-Tax Invoice and e-Receipt

Q : e-Tax Invoice & e-Receipt ต่างจากการออกใบกำกับภาษีด้วยกระดาษอย่างไร

A : e-Tax Invoice & e-Receipt จะเป็นการจัดทำ นำส่ง และจัดเก็บเอกสารทางภาษีด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด ดังนั้นจึงสร้างความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้บริการเป็นอย่างมาก เพราะช่วยลดข้อผิดพลาดในการออกใบกำกับภาษี การออกเอกสารจะสะดวก รวดเร็ว สามารถจัดเก็บได้อย่างเป็นระบบ และค้นหาได้ง่ายหากสรรพากรเรียกตรวจ ช่วยให้ผู้ประกอบการประหยัดค่ากระดาษ ประหยัดค่าหมึกพิมพ์ รวมไปถึงค่าส่งเอกสารให้คู่ค้าอีกด้วย

Q : หากใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แล้วยังสามารถออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษได้หรือไม่

A : แม้ผู้ประกอบการจะหันมาใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ก็ยังสามารถเลือกที่จะพิมพ์ใบกำกับภาษีเพื่อส่งให้ผู้ซื้อได้เหมือนเดิม

Q : ธุรกิจแบบไหนที่ควรใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

A : ธุรกิจทุกแบบ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ไม่ว่าจะมีบิลจำนวนมากหรือจำนวนน้อย สามารถใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ทั้งหมด ซึ่งการใช้งานระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ไม่ใช่เพียงแค่อำนวยความสะดวก แต่ยังช่วยผู้ประกอบการในการบริหารภาษี และทำให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารทำได้ดีขึ้นกว่าเดิม

Q : จำเป็นไหมที่ผู้ประกอบการจะต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certification Authority) เป็นของตัวเอง

A : สำหรับ Certification Authority ถือเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องมีเพื่อใช้ในการรับรองความถูกต้องของเอกสาร ซึ่งผู้ประกอบการที่เลือกใช้งานกับ Service Provider สามารถมอบหมายให้ทาง Service Provider สมัครและจัดหาอุปกรณ์ได้ แต่สำหรับผู้ประกอบการที่เลือกใช้งานกับ Service Provider Advance ในกรณีนี้ผู้ประกอบการไม่ต้องจัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ด้วยตัวเอง และสามารถใช้งาน ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของ Service Provider Advance ได้เลย

Q : หากออกเอกสารผิด จะแก้ไขอย่างไร

A : ผู้ใช้งาน e-Tax Invoice & e-Receipt สามารถออกเอกสารในระบบได้เหมือนการออกเอกสารแบบกระดาษ หากมีการออกเอกสารผิด ผู้ประกอบการสามารถออกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบยกเลิกได้จากในระบบ

Q : หากลงทุนในระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แล้ว จะคุ้มค่าไหม

A : การคิดค่าบริการของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ขึ้นอยู่กับจำนวน Transaction หากมีการออกเอกสารมากก็จ่ายมาก ออกเอกสารน้อยก็จ่ายน้อย และผู้ให้บริการยังช่วยจัดเก็บเอกสารให้ตลอดอายุการใช้งาน ไม่ว่าเอกสารจะมีมากน้อยแค่ไหน ดังนั้นจึงมีความคุ้มค่าแน่นอน