เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าหรือบริการ สิ่งที่ร้านค้าต้องออกให้เป็นหลักฐานการชำระเงินนั้น มักจะเป็นใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสด แม้ว่าทั้งสองจะมีหน้าที่หลักในการเป็นหลักฐานการทำธุรกรรมเหมือนกัน แต่ความแตกต่างในรายละเอียดและรูปแบบของเอกสารทั้งสองนี้ กลับส่งผลต่อการใช้งานในการยื่นภาษีอย่างมีนัยสำคัญ โดยลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล การได้รับบิลเงินสดอาจทำให้ไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงไปหักลดหย่อนภาษีได้ เนื่องจากบิลเงินสดมักไม่ครบถ้วนในรายละเอียดที่กรมสรรพากรกำหนด ในขณะที่ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์จะช่วยให้ลูกค้านิติบุคคลสามารถใช้เป็นหลักฐานการหักค่าใช้จ่ายได้อย่างเต็มจำนวน

อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ประกอบการขนาดเล็กและ SME หลายรายมักมีความกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายในการลงทุนจัดทำระบบการออกใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องตามมาตรฐาน ไม่ว่าจะเป็นการซื้อระบบ POS การพิมพ์แบบฟอร์มที่ถูกต้อง หรือการจัดเก็บและรายงานข้อมูลที่ซับซ้อนขึ้น แล้วแบบนี้จะต้องทำอย่างไร เพื่อให้ถูกกฎหมาย และประหยัดเงินไปด้วย

บิลเงินสด คืออะไร

บิลเงินสด คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อใช้เป็นหลักฐานว่ามีการซื้อขายสินค้ากันจริง และการซื้อขายนั้นสำเร็จแล้ว ทว่าบิลเงินสดนั้น จะมีความน่าเชื่อถือที่น้อยกว่า เพราะโดยส่วนมากจะเขียนด้วยมือ และมักใช้ในธุรกิจขนาดเล็ก ร้านค้า SME ร้านค้าออนไลน์ขนาดเล็ก และอื่น ๆ

เหตุผลที่ทำให้บิลเงินสดมีความน่าเชื่อถือน้อยนั้น เพราะเป็นการออกบิลด้วยมือ ใครจะเขียนอย่างไรก็ได้ อีกทั้งรายละเอียดต่าง ๆ จะเป็นรายละเอียดเพียงคร่าว ๆ ไม่มีการลงให้เห็นถึงภาษี และข้อมูลบนบิลเงินสดสามารถปลอมแปลงได้ ในบางครั้งข้อมูลก็ไม่ครบถ้วน เขียนผิด สะกดผิด และอื่น ๆ แต่ด้วยความที่บิลเงินสดเหมาะกับคนที่เริ่มทำธุรกิจ และธุรกิจขนาดย่อม บิลเงินสดจึงยังถือว่าได้รับความนิยมอยู่

วิธีเขียนบิลเงินสดที่ถูกต้อง

บิลเงินสดไม่ใช่ว่าจะเขียนอย่างไรก็ได้ เพราะไปเกี่ยวพันกันกับภาษีที่บริษัท ห้าง ร้าน จะต้องนำไปหักเป็นค่าใช้จ่ายในการยื่นภาษี การเขียนบิลเงินสดให้ถูกต้อง จะต้องประกอบด้วยข้อมูลดังต่อไปนี้

1. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
2. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
3. วันที่ซื้อ
4. จำนวนที่ซื้อ / รายละเอียดของสินค้าที่ซื้อ / หน่วยที่ซื้อ / จำนวนเงิน
5. ลายมือชื่อของผู้รับเงิน

หากขาดข้อมูลใดข้อมูลหนึ่งไป อาจทำให้องค์ประกอบไม่ถูกต้อง และบิลเงินสดนั้นจะไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

บิลเงินสด นำไปเป็นรายจ่ายในทางธุรกิจได้หรือไม่

สิ่งที่ผู้ประกอบการมักจะพบเมื่อส่งบิลเงินสดให้บัญชี คือบัญชีไม่สามารถรับบิลเงินสดนั้นไว้ได้ และไม่ถูกนำมาหักออกเป็นรายจ่ายเมื่อต้องยื่นภาษี ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว ตามประมวลกฎหมายมาตรา 65 (18) ได้ระบุไว้ว่า "รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ได้แก่ รายจ่ายที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลได้จ่ายไปจริงในการประกอบกิจการ แต่ไม่อาจหาตัวผู้รับ หรือหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์เป็นที่ประจักษ์ได้ว่ามีการจ่ายรายจ่ายนั้นได้ โดยทั่วไปรายจ่ายทุกรายการ ต้องมีผู้รับ ซึ่งผู้รับต้องนำไปเสียภาษีเงินได้ต่อไป" ซึ่งในกรณีนี้ ทำให้บิลเงินสดสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้

แต่เหตุผลที่บัญชีไม่รับบิลเงินสดเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจนั้น ส่วนใหญ่จะเกิดจากปัญหาที่บิลเงินสดมีข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน เช่น ไม่มีชื่อ-ที่อยู่ร้านค้า ไม่มีรายละเอียดสินค้าที่ครบถ้วน หรือไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ซึ่งหากทางร้านค้าออกบิลเงินสดด้วยข้อมูลที่ละเอียด ลงลายมือชื่อครบถ้วน ก็สามารถใช้บิลเงินสดนั้นเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อยื่นภาษีได้ต่อไป

อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่มีการซื้อสินค้า แต่คนขายไม่มีบิลเงินสดหรือใบเสร็จให้ สามารถแก้ไขได้ด้วยการที่กิจการนั้นต้องออกเอกสารคือ ใบสำคัญรับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนของคนขาย และมีการลงลายมือชื่อของผู้รับเงินและผู้จ่ายเงิน หรือใบรับรองแทนการจ่ายเงิน ที่ต้องมีการลงลายมือชื่อของผู้เบิกจ่ายและผู้อนุมัติไว้ด้วย

ทำอย่างไรให้บิลเงินสดดูน่าเชื่อถือ

ปัญหาใหญ่ของการออกบิลเงินสดคือ ความน่าเชื่อถือ ซึ่งอาจจะทำให้ผู้สอบบัญชีหรือกรมสรรพากรไม่รับเอกสารนั้นมาเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อใช้ยื่นภาษี การทำให้บิลเงินสดดูน่าเชื่อถือจึงทำได้หลายวิธี เช่น

• หากเป็นกรณีที่ซื้อสินค้า เราสามารถแนบนามบัตรผู้ขาย แนบรูปถ่ายสินค้า และสลิปการโอนเงิน เพื่อยืนยันว่ามีการซื้อขายสินค้านั้นจริง
• หากเป็นกรณีบริการ สามารถแนบสัญญา แนบรูปถ่ายการให้บริการ และสลิปโอนเงินได้

ตัวอย่างบิลเงินสด

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

ใบเสร็จรับเงิน คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อใช้ยืนยันถึงการซื้อขายที่สมบูรณ์ มีการชำระค่าสินค้าและบริการนั้นเรียบร้อย และยังใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกค่าใช้จ่ายของบริษัทได้อีกด้วย ซึ่งโดยส่วนมาก ใบเสร็จรับเงินจะมีรายละเอียดทั้งของผู้ซื้อและผู้ขาย รวมไปถึงรายละเอียดของสินค้าและบริการไว้อย่างครบถ้วน ซึ่งใบเสร็จรับเงินจะออกได้เมื่อซื้อสินค้า 100 บาทขึ้นไป และตามกฎหมายแห่งประมวลรัษฎากร มาตรา 105 กำหนดให้เจ้าของกิจการต้องออกใบเสร็จรับเงิน เพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงิน และหากเป็นเจ้าของกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็ต้องออกใบกำกับภาษีได้ด้วย

ความแตกต่างของ บิลเงินสด กับ ใบเสร็จรับเงิน

• ความน่าเชื่อถือ: ใบเสร็จรับเงินนั้นจะมีความน่าเชื่อถือมากกว่าบิลเงินสด เพราะใบเสร็จรับเงินสามารถสืบหาแหล่งที่มาที่ไป มีการระบุรายละเอียดของผู้ซื้อผู้ขายที่ชัดเจน แต่บิลเงินสดนั้น ใครก็สามารถทำขึ้นมาได้
• รายละเอียด: ในใบเสร็จรับเงิน จะมีการระบุรายละเอียดของสินค้าไว้อย่างครบถ้วน ทั้งชื่อสินค้า จำนวนที่ซื้อ ภาษีที่จ่าย และอื่น ๆ แต่บิลเงินสดมักระบุรายละเอียดไม่ครบถ้วน และในบางครั้งไม่สามารถเอาไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย
• ภาษี: บิลเงินสด หากเอกสารไม่ครบถ้วน รายละเอียดไม่ครบถ้วน ลูกค้านิติบุคคลจะไม่สามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายของบริษัทได้ แต่ใบเสร็จรับเงินถือเป็นเอกสารที่กฎหมายรับรอง สามารถนำมาทำเป็นรายจ่ายและใช้ยื่นภาษีได้

ข้อดีของ ใบเสร็จรับเงิน ที่คนค้าขายควรหันมาใช้

เป็นเอกสารที่กฎหมายรับรอง นำไปลดหย่อนภาษีได้

ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่ได้รับการยอมรับจากกรมสรรพากร และเป็นเอกสารที่ถูกกฎหมาย สำหรับลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล สามารถนำใบเสร็จรับเงินไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อประกอบการยื่นภาษีได้

สร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ

สำหรับผู้ที่ทำธุรกิจ ความน่าเชื่อถือถือเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะสร้างความเชื่อมั่นให้ลูกค้า สร้างเครดิตที่ดี และทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าร้านมีมาตรฐาน ให้การยอมรับ

เก็บข้อมูลการขายได้เป็นระบบ

เนื่องจากบิลเงินสดเป็นการเขียนมือ จึงทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ตามหาข้อมูลการขายยาก แต่ใบเสร็จรับเงินนั้นมักจะออกจากระบบ POS หรือโปรแกรมบัญชี มีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ทำให้การตรวจสอบรายการซื้อ-ขายย้อนหลังเป็นเรื่องง่าย และช่วยทำให้เห็นภาพรวมของการขาย เห็นรายงานยอดขาย ช่วยสรุปยอดขาย และง่ายต่อการยื่นภาษีปลายปี นอกจากนี้ หากลูกค้ามีข้อโต้แย้งหรือมีปัญหาเกี่ยวกับการซื้อสินค้า ก็สามารถเรียกดูใบเสร็จรับเงินในระบบได้ทันที

ใช้ขอสินเชื่อ

ใบเสร็จรับเงินสามารถใช้เป็นหลักฐานเพื่อการขอสินเชื่อเพื่อธุรกิจ เข้าร่วมโครงการรัฐ หรือการทำงานร่วมกับบริษัทใหญ่ ๆ แม้ว่าตอนนี้ผู้ประกอบการมองว่าตนเองยังเป็น SME แต่การทำระบบเพื่อออกใบเสร็จ / ใบกำกับภาษี จะช่วยรองรับการเจริญเติบโตในอนาคตได้

ตัวอย่าง ใบเสร็จรับเงิน