3 ข้อคลายความกังวล ในการใช้ระบบ e-Tax Invoice & Receipt

บริการ Etaxgo คือบริการจัดทำ จัดเก็บ และนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นหนึ่งในโครงการ National e-Payment เพื่อช่วยอำนวยความสะดวก ลดต้นทุน ลดระยะเวลา และลดขั้นตอนของภาคเอกชน ซึ่ง ณ วันนี้ ยังไม่มีการบังคับใช้อย่างเป็นทางการ แต่ก็มีหลากหลายองค์กรที่หันมาใช้ระบบ e-Tax ก่อนการบังคับใช้ เพราะเล็งเห็นถึงประโยชน์มากมาย แต่ก็มีหลายองค์กรยังกังวลในการใช้งานอยู่ ใบบทความนี้เรามี ข้อมูลสั้นๆ 3 ข้อ ที่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

1. เชื่อมต่อระบบได้ทันที ไม่กระทบระบบเดิมที่ใช้อยู่

หลายคนอาจจะคิดว่ายุ่งยากหากต้องมีการเพิ่มระบบใหม่เข้ามาภายในระบบเดิมที่ใช้งานอยู่ ไม่ว่าจะเป็นระบบ ERP หรือ ระบบบัญชีของค่ายไหนก็ตาม แต่จริง ๆ แล้ว หากจะใช้งานระบบ e-Tax นั้น สามารถเชื่อมต่อได้เลย ผ่าน API หรือ CSV ตามที่หน้างานสะดวก หลากหลายช่องทางการนำส่งไฟล์ ทั้งแบบ email และ sms พร้อมทั้งเก็บไฟล์ทุกอย่างไว้บน DOCONE เป็น Private cloud ของ Etaxgo มาตรฐานตรงตามข้อกำหนดของกฎหมาย 100% อำนวยความสะดวกทุกฟังก์ชั่นงาน ระบบ e-Tax Invoice & Receipt บริการครบ จบ ในที่เดียว

2. เริ่มก่อนประหยัดก่อน

หากเราต้องการจะเปลี่ยนแปลงระบบอะไรก็ตามภายในองค์กร สิ่งที่เราอยากให้เกิดขึ้นมากที่สุดก็คือ “การลดต้นทุน” เมื่อใช้ระบบ e-Tax Invoice & Receipt แล้ว จะสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณลดต้นทุนจำพวกนี้ไปได้
    • ค่าพิมพ์เอกสาร ในเดือนหนึ่ง ๆ คุณต้องเสียค่าหมึกพิมพ์ และกระดาษ ไปจำนวนเท่าไหร่ ยิ่งหากเป็นองค์กรใหญ่ ยิ่งเสียเพิ่มมากขึ้น
    • ค่าจัดเก็บเอกสาร กรมสรรพากรบังคับว่าเอกสารทุกอย่างที่ออกต้องเก็บไว้อย่างต่ำ 5 ปี ในบางองค์กรถึงกับต้องเช่า Warehouse ในการจัดเก็บเอกสารเลยทีเดียว แล้วหากเกิดเหตุไฟไหม้ขึ้นมา เอกสารทุกอย่างจะสูญหายทั้งหมด
    • ค่าจัดส่งเอกสาร นอกจากค่าพิมพ์และค่าจัดเก็บแล้ว ยังมีค่าบริการในการวิ่งส่งเอกสารให้คู่ค้าและกรมสรรพากรอีกด้วย

เปรียบเทียบการใช้ใบกำกับภาษีรูปแบบเดิม กับ e-Tax Invoice & Receipt ยกตัวอย่างเช่นองค์กรของคุณ ในหนึ่งเดือนออกใบกำกับภาษีจำนวน 1,000 ฉบับ จะต้องเสียเงินไปกับต้นทุนเหล่านี้มากถึง 2x,xxx บาท แต่หากใช้งาน e-Tax จะเหลือค่าใช้จ่ายเพียง 1,xxx บาท เท่านั้น จะเห็นได้ว่าประหยัดได้มากกว่า 90% เลยทีเดียว

3. ประหยัดคน ประหยัดเวลา

นอกจากจะประหยัดค่าใช้จ่ายด้านต้นทุนในการออกใบกำกับภาษีแล้ว ยังช่วยประหยัดทั้งคนและเวลาอีกด้วย เพราะในการออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้น ต้องใช้ ลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อเป็นสิ่งที่ยืนยันตัวบุคคลจริง ๆ ว่าหากมีการลงลายเซ็นดิจิทัลที่เอกสารใดแล้ว จะถือว่าเอกสารถูกเซ็นจากบุคคลหรือองค์กรนั้นจริง และแสดงให้เห็นว่าเอกสารไม่ได้มีการแก้ไขอะไรเพิ่มเติม และยังเพิ่มความมั่นใจในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ระหว่างคู่ค้า เพราะหลังจากการทำ digital signature เอกสารนั้นๆจะไม่สามารถทำการแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลได้อีก

ด้วยการที่นำลายเซ็นดิจิทัลมาใช้ ตรงนี้ยังได้ประโยชน์ในแง่ของ การพิสูจน์ตัวตนที่แท้จริง และช่วยลดขั้นตอนเงื่อนไขที่ต้องเซ็นเอกสารให้ครบทุกท่านไปได้เป็นอย่างมาก นอกจากนี้ลูกค้ายังสามารถนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรผ่านระบบออนไลน์ได้ด้วยตัวเองอีกด้วย
 
ถึงแม้ว่าปัจจุบันกรมสรรพากรยังไม่บังคับใช้ระบบ e-Tax ก็ตาม แต่เหลือเวลาอีกไม่ถึงปีก็จะประกาศใช้อย่างเข้มงวดแล้ว การเตรียมความพร้อมให้กับองค์กรก็เป็นอีกสิ่งที่ควรให้ความสำคัญ อย่ารอให้ถึงวันบังคับใช้แล้วเราไม่มีระบบรองรับ หน้างานสะดุด กระทบการทำงานในหลายๆส่วน หากการที่องค์กรเริ่มก่อน ใช้ก่อน ทำให้เกิดผลดีต่อองค์กรอย่างมากมาย สามารถลดค่าใช้จ่ายในด้านนี้ขององค์กรไปได้มากกว่า
แล้วองค์กรของคุณ รออะไรอยู่ ?