ค่ารับรอง หักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เท่าไร ใช้ VAT ได้หรือไม่

สำหรับการทำธุรกิจ ค่ารับรอง ถือเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่สร้างความสับสนให้กับนักบัญชีและเจ้าของกิจการมากที่สุด เพราะเป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษี ทั้งที่ในความเป็นจริง ค่ารับรองมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างสายสัมพันธ์ทางธุรกิจ บทความนี้จึงจะพาไปเจาะลึกเงื่อนไขว่า ค่ารับรองแบบใดที่สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ถูกต้อง และประเด็นสำคัญเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ว่าสามารถนำมาใช้ได้หรือไม่

ค่ารับรอง คืออะไร

ค่ารับรอง คือค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการต้อนรับลูกค้า เลี้ยงรับรองพันธมิตรทางธุรกิจ ทั้งในส่วนของค่าอาหาร ที่พัก ของขวัญ ค่าบริการต่าง ๆ ซึ่งในมุมภาษีนั้น ค่ารับรองถือเป็น รายจ่ายต้องห้าม ที่ไม่ให้นำไปคำนวณกำไรเพื่อใช้ในการเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล เพราะมีความเป็นไปได้ที่ค่ารับรองจะเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ

อย่างไรก็ตาม ตามมาตรา 82/5 แห่งประมวลรัษฎากร และ ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 17) ก็มีการเปิดช่องให้มีการใช้ค่ารับรองเป็นค่าใช้จ่ายได้ แต่มีหลักเกณฑ์ที่ต้องนำมารับรองด้วย

ลักษณะของค่ารับรองที่เป็นค่าใช้จ่ายได้

ค่ารับรองที่นำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ จะต้องเข้าเกณฑ์ดังต่อไปนี้

1. ค่ารับรองหรือค่าบริการที่จำเป็นตามประเพณีธุรกิจทั่วไป

ค่ารับรองในลักษณะนี้จะต้องเป็นค่ารับรองทั่วไปที่ธุรกิจทำ เป็นค่ารับรองลูกค้าหรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจ เช่น หากลูกค้าเดินทางมาเยี่ยมชมโรงงาน แล้วบริษัทจัดหารถรับส่ง พาลูกค้าไปเลี้ยงอาหาร ออกค่าเดินทางให้ แบบนี้จะถือเป็นค่ารับรองที่นำมาเป็นรายจ่ายได้

2. ค่ารับรองนั้นต้องไม่ใช่กับลูกจ้าง

กฎหมายมีการระบุไว้ชัดเจนว่า การใช้ค่ารับรองนั้นต้องไม่ใช่การใช้กับพนักงานหรือลูกจ้าง ไม่ใช่การเลี้ยงฉลองกันเองในบริษัท ยกเว้นแต่ว่า ลูกจ้างต้องเข้าร่วมการรับรองด้วย ยกตัวอย่างเช่น หากลูกค้าเดินทางมาเยี่ยมชมโรงงาน แล้วพนักงานต้องเดินทางไปรับลูกค้าที่สนามบิน แบบนี้ถือเป็นค่ารับรองที่นำมาเป็นรายจ่ายได้

3. เป็นค่าใช้จ่ายโดยตรงที่อำนวยประโยชน์ให้กิจการ

ไม่ว่าค่ารับรองนั้นจะเป็นสินค้าหรือบริการ ค่ารับรองดังกล่าวต้องเอื้ออำนวยประโยชน์ให้กับกิจการโดยตรง อาทิ หากบริษัทพาลูกค้าไปเที่ยวเพื่อเป็นการตอบแทนลูกค้า ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่าเดินทางนั้น สามารถนำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้

4. หากเป็นสิ่งของ ราคาต้องไม่เกิน 2,000 บาท

สำหรับสิ่งของที่จะนำมาใช้เป็นค่ารับรองนั้น ราคาต้องไม่เกิน 2,000 บาทในแต่ละครั้งที่มีการรับรอง และต้องรวมภาษีซื้อ หากซื้อแล้วราคาเกิน 2,000 บาท ส่วนที่เกิน 2,000 บาทนั้นจะถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามทันที

5. ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงิน หรือพิสูจน์ได้ว่าผู้รับเงินมีตัวตนจริง

หลักฐานการจ่ายเงินนั้น สามารถเป็นได้ทั้งบิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบรับเงินหรือใบสำคัญการจ่ายเงิน โดยระบุชื่อผู้ขายหรือผู้รับเงิน ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวประชาชนหรือเลขผู้เสียภาษี รายละเอียดการรับสินค้าหรือบริการ หากมีการจ่ายเป็นเช็คต้องมีการขีดคร่อม A/C Payee Only หากมีการจ่ายด้วยการโอนเงินหรืออื่น ๆ ต้องมีการเก็บสลิปการโอนเอาไว้ด้วย

นอกจากนี้ หากเป็นการพาลูกค้าไปรับรอง จะต้องมีการพิสูจน์ได้ว่าลูกค้าคนนั้นเกี่ยวข้องกับการเอื้ออำนวยประโยชน์ต่อกิจการจริง เช่น มีรูปภาพการรับรอง หรือชื่อที่อยู่ของผู้ที่ถูกรับรองด้วย

6. มีหลักฐานว่ามีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ

ค่าใช้จ่ายในการรับรองนั้น ต้องมีหลักฐานที่ชัดเจนว่า กรรมการบริษัทหรือผู้มีอำนาจ เป็นผู้อนุมัติค่ารับรองนั้น

ตัวอย่างของ ค่ารับรองที่นำมาหักเป็นรายจ่ายได้

• ค่าอาหารเลี้ยงลูกค้า
• ค่าโรงแรมให้ซัพพลายเออร์
• ค่าตั๋วคอนเสิร์ตพาลูกค้าไปดู
• ค่าอาหารของพนักงานที่ไปต้อนรับลูกค้าจากต่างประเทศ
• ค่าของขวัญที่มอบให้พันธมิตรทางธุรกิจ มูลค่าไม่เกิน 2,000 บาท

ตัวอย่างของ ค่ารับรองที่นำมาหักเป็นรายจ่ายไม่ได้

• ค่าเลี้ยงข้าวของพนักงาน
• ค่าเลี้ยงวันเกิดของเจ้าของบริษัท แต่มีลูกค้ามาร่วมด้วย
• ค่ากระเช้าของขวัญให้ลูกค้ามูลค่า 5,000 บาท (หักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ 2,000 บาท ส่วนอีก 3,000 บาทถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม)

ค่ารับรองที่นำมาหักภาษีซื้อ หรือขอคืน VAT ได้ไหม

สิ่งที่หลายคนคิดคือ เมื่อพาลูกค้าไปเลี้ยงรับรอง และมีการออกใบกำกับภาษีที่มีการระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT มาด้วย กิจการสามารถนำ VAT นั้นไปหักภาษีซื้อ ได้หรือไม่

ซึ่งในความเป็นจริงไม่สามารถทำได้ เพราะในมุมมองของกฎหมาย ค่ารับรองนั้นสามารถถูกมองว่าปะปนกับการเป็นการใช้จ่ายส่วนตัวได้ด้วย โดยตามมาตรา 82/5(4) แห่งประมวลรัษฎากรระบุไว้ชัดเจนว่า ภาษีซื้อที่เกิดจากรายจ่ายเพื่อการรับรอง เป็นภาษีซื้อที่ไม่ให้นำไปหักในการคำนวณภาษี ไม่ว่า ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม ค่ามหรสพ ค่าใช้จ่ายเพื่อการกีฬา และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ทำนองเดียวกัน รวมทั้งค่าสิ่งของ หรือประโยชน์อื่นใดที่ให้แก่บุคคลซึ่งได้รับการรับรองหรือรับบริการหรือให้บุคคลอื่น ถือเป็นภาษีซื้อต้องห้าม ไม่ให้นำไปหักออกจากภาษีขาย

ค่ารับรองที่เป็นรายจ่ายทางภาษี หัก 0.3% คืออะไร

กฎหมายกำหนดเพดานค่าใช้จ่ายไว้ว่า จำนวนเงินที่บริษัทจะนำค่ารับรองมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้ ต้องไม่เกิน 0.3% ของยอดรายได้ หรือทุนจดทะเบียนที่ชำระแล้ว เลือกอันใดอันหนึ่งโดยต้องเป็นตัวที่มากกว่า เช่น หากบริษัทมีทุนจดทะเบียนที่ชำระแล้ว 50 ล้านบาท แต่ในปีนั้นมีรายได้ 100 ล้านบาท ซึ่งฐานที่นำมาคิดคือ 100 ล้านบาท และค่ารับรองที่นำมาหักค่าใช้จ่ายได้ = 100 ล้าน x 0.3% = 300,000 บาท

อย่างไรก็ตาม เพดานอีกชั้นคือ เมื่อคำนวณออกมาแล้ว ค่ารับรองจะต้องไม่เกิน 10 ล้านบาทต่อปี เพื่อไม่ให้ใช้เงินฟุ่มเฟือยเกินไป