สำหรับคนที่ทำอาชีพค้าขาย ไม่ว่าจะอยู่ในระบบ VAT หรือไม่ก็ตาม มีความจำเป็นมากที่จะต้องรู้จักการออก ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงิน ซึ่งในปัจจุบัน ผู้ประกอบการทั้งรายใหญ่และรายย่อย มักจะหันมาออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการออกเอกสาร และเพิ่มควาสสะดวกรวดเร็วด้วย

แต่เคยสงสัยไหมว่า ความแตกต่างของ e-Tax Invoice กับ e-Receipt คืออะไร และในฐานะผู้ประกอบการ ใช้แบบไหนถึงจะถูกต้อง วันนี้เราจะมาหาคำตอบกัน

e-Tax Invoice คืออะไร

e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ คือเอกสารใบกำกับภาษี ที่รวมทั้งใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับ ที่ถูกปรับเปลี่ยนจากรูปแบบกระดาษให้มาอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF หรือ PDF/A-3 และมีการลง Digital Signature อย่างครบถ้วน ก่อนส่งมอบให้กับลูกค้าที่มาซื้อสินค้า จากนั้นก็จะมีไฟล์ที่อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน XML File นำส่งให้กรมสรรพากร

e-Tax Invoice จะต้องมีข้อมูลการขายที่ครบถ้วน และออกให้ผู้ซื้อเมื่อมีการขายสินค้าและบริการ เพื่อแสดงข้อมูลการขาย ภาษี VAT เงินที่เรียกเก็บ โดยจุดที่ทำให้ e-Tax Invoice แตกต่างจากใบกำกับภาษีแบบกระดาษคือ e-Tax Invoice จะมีหมายเลขรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือ Digital Certificate และยังมี Digital Signature ที่ใช้ยืนยันตัวตนของผู้ขาย และช่วยรับรองความถูกต้องของข้อมูลด้วย

e-Receipt คืออะไร

e-Receipt หรือ ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ คือ ใบเสร็จรับเงินที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีการลง Digital Signature ด้วยวิธีการที่สรรพากรกำหนด ทำหน้าที่คล้ายกับใบเสร็จรับเงินที่เป็นกระดาษ ด้วยการเป็นหลักฐานในการรับเงินจากผู้ซื้อ ซึ่งผู้ขายต้องออกให้ผู้ซื้อทุกครั้งที่มีการชำระเงินเข้ามา และผู้ซื้อสามารถนำ e-Receipt ไปใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย ยืนยันการซื้อขาย หรือนำไปลดหย่อนภาษีได้อีกด้วย

การใช้งาน e-Tax Invoice นั้น จะมีให้ผู้ประกอบการเลือกใช้ 2 แบบคือ e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by e-mail ซึ่งผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้ให้ถูกต้องตามประเภทและขนาดของธุรกิจ

ความแตกต่างของ e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by e-mail

ความแตกต่างที่เห็นได้เด่นชัด ในการเลือกใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt หรือ e-Tax Invoice by e-mail มีดังต่อไปนี้

ใครที่มีสิทธิ์จัดทำ e-Tax Invoice & e-Receipt

1. ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือมีหน้าที่ออกใบเสร็จรับเงิน
2. ผู้นั้นมี Electronic Certificate ที่รับรองโดย NRCA และ ETDA
3. มีระบบควบคุมภายในที่ดี และพบว่าใบ e-Tax Invoice & e-Receipt ที่จัดส่งมีความถูกต้องครบถ้วน
4. ไม่เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับอนุมัติให้จัดทำใบกำกับด้วยวิธีการ e-Tax Invoice by e-mail

ควรเลือกใช้ e-Tax Invoice หรือ e-Receipt

การจะเลือกใช้ e-Tax Invoice หรือ e-Receipt จะมีเกณฑ์การใช้เหมือนกับการออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จแบบกระดาษ โดยสามารถเลือกใช้ได้ตามเกณฑ์ต่อไปนี้

ช่วงเวลาในการออกเอกสาร

• e-Tax Invoice : จะมีการออกเอกสารให้ ณ จุดขาย หรือหลังการจ่ายสินค้าหรือบริการ หากเป็นการขายสินค้าด้วยเครดิต ใบกำกับภาษีจะออกให้เมื่อเกิดหนี้การค้า และภายหลังเมื่อชำระเงินแล้ว จึงออกใบเสร็จตามมา
• e-Receipt : จะออกเอกสารให้เมื่อมีการชำระเงินเรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นการชำระแบบเต็มจำนวนหรือบางส่วน และไม่ว่าลูกค้าจะมีการร้องขอหรือไม่ เพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการจ่ายเงินเข้ามาแล้ว ซึ่งโดยส่วนมาก บริษัทสามารถออก e-Tax Invoice และ e-Receipt เป็นเอกสารเดียวกันได้

เนื้อหาในการออกเอกสาร

• e-Tax Invoice : จะมีเนื้อหาที่ละเอียดกว่าตามที่กฎหมายกำหนด คือ ชื่อที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ (ในกรณีใบกำกับภาษีเต็มรูป), รายละเอียดสินค้า/บริการ, มูลค่าสินค้า, จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหาก, วันที่ออกเอกสาร, เลขที่ใบกำกับภาษี และมี Digital Signature เซ็นกำกับ
• e-Receipt : จะมีการระบุข้อมูลการรับเงิน ได้แก่ ชื่อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย, เลขที่ใบรับ, วันที่ออก, จำนวนเงินที่รับชำระ, รายการหรือเหตุของการชำระเงิน และหากเป็นธุรกิจที่อยู่ในระบบ VAT ใบรับเงินจะมีการอ้างถึงใบกำกับภาษีที่เกี่ยวข้องด้วย และมี Digital Signature เซ็นกำกับ

การใช้งาน

• e-Tax Invoice : ผู้ซื้อที่เป็นนิติบุคคล สามารถใช้เป็นหลักฐานในการขอเครดิตภาษีซื้อและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี
• e-Receipt : ผู้ซื้อที่เป็นบุคคลธรรมดาใช้เป็นหลักฐานการลดหย่อนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และหากเป็นนิติบุคคล สามารถใช้เป็นหลักฐานการรับชำระเงินเพื่อบันทึกบัญชีรับเงิน ยืนยันการปิดหนี้การค้าตามใบกำกับภาษีที่ออกไปก่อนหน้า

บุคคลที่ออก

• e-Tax Invoice : ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เท่านั้น
• e-Receipt : ผู้มีหน้าที่ออกใบรับทุกคน ทั้งกิจการที่อยู่ในระบบ VAT และไม่ได้อยู่ในระบบ VAT ก็ต้องออกใบรับเมื่อรับเงิน

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการออก e-Tax Invoice - e-Receipt

• การออก e-Tax Invoice มีรูปแบบและมาตรฐานเฉพาะที่กรมสรรพากรกำหนดไว้ ไม่ใช่ว่าใครก็สามารถสร้าง e-Tax Invoice ในโปรแกรม Microsoft Word หรือเป็น PDF แล้วส่งให้ลูกค้าได้ การออกนี้จะมีมาตรฐานกลางที่กำหนดโดย ETDA ที่เป็นไฟล์ XML และต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญหรือใช้บริการ Service Provider ที่ได้รับการรับรอง
• คู่ค้าบางรายโดยเฉพาะที่เป็นรายย่อย อาจจะยังร้องขอเอกสารในรูปแบบกระดาษ หรือในบางครั้ง ผู้ตรวจสอบบัญชีอาจจะร้องขอดูเอกสารสำเนาด้วยเช่นกัน
• ผู้ใช้ e-Tax Invoice แม้ว่าจะมีการส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรแล้ว แต่ไม่ได้หมายความว่า ธุรกิจนั้นได้ยื่นภาษีทั้งหมดให้สรรพากรโดยอัตโนมัติ แต่ผู้ประกอบการยังต้องยื่นแบบ ภ.พ.30 รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย เหมือนเดิม เพียงแค่การใช้ e-Tax Invoice ช่วยลดงานเอกสาร แต่ไม่ได้ลดขั้นตอนการชำระภาษี
• หากเป็นผู้ประกอบการที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ก็ยังสามารถใช้งาน e-Receipt ได้เช่นเดิม ไม่ติดข้อจำกัดเรื่องสถานะทางภาษี
• การออก e-Tax Invoice หรือ e-Receipt นั้น อาจจะไม่เหมาะกับลูกค้าบางกลุ่มที่ยังต้องการกระดาษ บางคนไม่มีอีเมล หรือไม่ได้รับเอกสารทางอีเมล ดังนั้น ผู้ขายควรมีระบบอื่นรองรับนอกเหนือจากการส่งข้อมูลให้ทางอีเมล เช่น มี QR Code ให้ลูกค้าดาวน์โหลดเอกสาร หรือตั้งเครื่องพิมพ์ให้ลูกค้าพิมพ์เอกสารเอง
• e-Receipt และ e-Tax Invoice มีระยะเวลาในการจัดเก็บตามกฎหมาย 5 ปี ธุรกิจจึงต้องมั่นใจว่าระบบจัดเก็บมีความปลอดภัย และสำรองข้อมูลไว้ด้วย